Что такое – электронный документооборот и как он работает, плюсы и минусы

Безусловно, документы можно составлять на бумаге. Однако этот процесс является достаточно долгим и неудобным. Бумаги занимают много места. К тому же их сложно искать. В такой ситуации стоит переходить на современные технологии. При этом многих не знают, что это – электронный документооборот, и как он работает. Этот процесс упрощает и ускоряет использование информации внутри компании и ее передачу клиентам, государственным органам и поставщикам.

Где применяется ЭДО

Использование системы электронного документооборота означает, что операции с документами осуществляются без использования бумажных носителей. Это происходит только в цифровом виде.

При этом отправитель формирует документ, а затем подписывает его электронной подписью (ЭП). После чего бумага отправляется по защищенным каналам связи. Для этого используется особое программное обеспечение. Получатель принимает документ и тоже подписывает его ЭП. При этом отправитель получает об этом уведомление.

Электронный документооборот могут использовать и индивидуальные предприниматели, и большие компании. Это делает обмен документами проще и быстрее. К тому же такая технология ускоряет проведение расчетов с контрагентами. Для обмена допустимо использовать любые первичные бухгалтерские документы. Это касается счетов, договоров, актов выполненных работ и много другого.

ЭДО бывает внутренним и внешним. В первом случае документы передаются внутри одной компании, во втором – обмен осуществляется между организациями и с государственными учреждениями.

Стоит ли компании переходить на ЭДО

В первую очередь, важно узнать, пользуются ли партнеры компании ЭДО. Для этого стоит обратиться к оператору или отправить партнерам письма с запросом. После получения сведений требуется определить объем документов с контрагентами, которые уже пользуются этой системой.

Даже если перечень контрагентов, которые технически готовы получать и отправлять документы в электронном виде, еще небольшой, но объем корреспонденции с этими партнерами велик, уже целесообразно переходить на новую технологию. Это даст возможность не только быстрее получать и отправлять бумаги, но и своевременно корректировать их при выявлении ошибок.

Чтобы система нормально работала, важно узнать у оператора, есть ли возможность интеграции с учетной системой. Это поможет уменьшить затраты труда на загрузку и выгрузку документации.

Как работает технология

Вне зависимости от размеров бизнеса схема ЭДО для работы с документацией будет совпадать. Для этого стоит пройти следующие этапы:

1. Отправитель формирует документы, подписывает ЭП и направляет данные контрагенту. Если получатель не использует ЭДО, ему придет приглашение на регистрацию на электронный адрес.
2. Контрагент получает документ. Он может утвердить его или отклонить. Во втором случае требуется указать причины.
3. Отправитель получает экземпляр, подписанный контрагентом. При наличии замечаний он вносит коррективы в бумагу и отправляет новый вариант. Также возможна генерация нового электронного документа.

Преимущества ЭДО

Для этой системы характерны следующие плюсы:

1. Работа с электронными документами отличается прозрачностью. Человек видит стадии обработки и понимает, на каком этапе зависла бумага.
2. Уменьшается количество рутинных задач. Использование цифровых технологий сокращает число ошибок и временных затрат на оформление документации.
3. Нет риска потерять важные данные. Их не придется выставлять заново.
4. Сохраняется полная конфиденциальность информации. Для ее передачи применяются защищенные каналы связи.
5. Удается сократить затраты. При использовании цифровых технологий не требуется тратить деньги на печать, бумагу, канцелярию.

Можно ли совмещать с бумажным документооборотом

Сразу перейти полностью на электронные документы не удастся. К тому же не все контрагенты будут пользоваться такой системой. Потому многим фирмам приходится хранить бумажные оригиналы и их отсканированные копии. Это требуется делать в отдельном архиве или в учетной системе.

В некоторых приложениях к архиву электронной документации допустимо добавлять отсканированные бумажные оригиналы. Это даст возможность находить их по первому требованию, не прикладывая особых усилий. Система напечатает на оригинале QR-код. Это даст возможность связать его с электронным документом.

Начало работы с ЭДО

При выборе оператора ЭДО удастся получить техническую возможность для защищенного обмена. Созданная для этих целей программа позволяет добиться таких результатов:

1. Пригласить партнеров к обмену или принять их предложение.
2. Формировать, подписывать и отправлять партнерам исходящую документацию.
3. Получать электронные документы от партнеров. Также есть возможность проверять, отклонять и подписывать их.
4. Хранить электронную документацию. Согласно нормативно-правовым актам, первичные бумаги требуется хранить минимум 4 года. Это означает, что переход на ЭДО подразумевает создание цифрового архива.
5. Приобретать электронную подпись. Это удастся сделать у оператора или воспользоваться услугами любого удостоверяющего центра, имеющего нужную аккредитацию. Если до этого была куплена ЭП для сдачи отчета, он вполне подойдет для ЭДО. Этот нюанс рекомендуется уточнять у оператора. Любой работник компании, которые имеет полномочия подписывать электронные документы, должен обладать ЭП.
6. После регистрации в системе направить приглашения к обмену контрагентами.
7. Использовать интеграционное решение, которое предлагает оператор.

Выбор электронной подписи

Для использования цифровых технологий стоит применять квалифицированную подпись – КЭП. Она же требуется для сдачи отчетов в государственные органы, участия в закупках и прочих видах торгов. При помощи КЭП допустимо подать в суд, зарегистрировать онлайн-кассу или заключить договор с сотрудником, работающим удаленно.

Неквалифицированной подписи хватит для внутреннего документооборота. Ее допустимо использовать для подписания инструкций, приказов, справок, заявлений. Также этого варианта хватит для обмена бумагами с зарубежными контрагентами.

Фирмы редко пользуются простой подписью. Она преимущественно требуется физическим лицам. Этот вариант подходит для оплаты штрафов ГИБДД, получения отдельных возможностей на сайте Государственных услуг, совершения покупок в интернете.

Электронный документооборот – это удобная форма организации работы. Он помогает сократить затраты и сделать обмен информацией быстрее. При этом важно учитывать ряд особенностей и нюансов.