Все секреты компьютера для новичка и профессионала

Что такое – электронный документооборот и как он работает, плюсы и минусы

Что такое – электронный документооборот и как он работает, плюсы и минусы

Безусловно, документы можно составлять на бумаге. Однако этот процесс является достаточно долгим и неудобным. Бумаги занимают много места. К тому же их сложно искать. В такой ситуации стоит переходить на современные технологии. При этом многих не знают, что это – электронный документооборот, и как он работает. Этот процесс упрощает и ускоряет использование информации внутри компании и ее передачу клиентам, государственным органам и поставщикам.

Где применяется ЭДО

Использование системы электронного документооборота означает, что операции с документами осуществляются без использования бумажных носителей. Это происходит только в цифровом виде.

При этом отправитель формирует документ, а затем подписывает его электронной подписью (ЭП). После чего бумага отправляется по защищенным каналам связи. Для этого используется особое программное обеспечение. Получатель принимает документ и тоже подписывает его ЭП. При этом отправитель получает об этом уведомление.

ЭП представляет собой замену подписи от руки. Она служит подтверждением авторства электронных документов. Чтобы цифровой документ имел ту же юридическую силу, что и бумажный, его непременно требуется подписывать электронной подписью.

Электронный документооборот могут использовать и индивидуальные предприниматели, и большие компании. Это делает обмен документами проще и быстрее. К тому же такая технология ускоряет проведение расчетов с контрагентами. Для обмена допустимо использовать любые первичные бухгалтерские документы. Это касается счетов, договоров, актов выполненных работ и много другого.

d3d18077a60a5623f904bd74a23e5959

ЭДО бывает внутренним и внешним. В первом случае документы передаются внутри одной компании, во втором – обмен осуществляется между организациями и с государственными учреждениями.

Стоит ли компании переходить на ЭДО

В первую очередь, важно узнать, пользуются ли партнеры компании ЭДО. Для этого стоит обратиться к оператору или отправить партнерам письма с запросом. После получения сведений требуется определить объем документов с контрагентами, которые уже пользуются этой системой.

Даже если перечень контрагентов, которые технически готовы получать и отправлять документы в электронном виде, еще небольшой, но объем корреспонденции с этими партнерами велик, уже целесообразно переходить на новую технологию. Это даст возможность не только быстрее получать и отправлять бумаги, но и своевременно корректировать их при выявлении ошибок.

wb-2-min

Чтобы система нормально работала, важно узнать у оператора, есть ли возможность интеграции с учетной системой. Это поможет уменьшить затраты труда на загрузку и выгрузку документации.

Как работает технология

Вне зависимости от размеров бизнеса схема ЭДО для работы с документацией будет совпадать. Для этого стоит пройти следующие этапы:

  1. Отправитель формирует документы, подписывает ЭП и направляет данные контрагенту. Если получатель не использует ЭДО, ему придет приглашение на регистрацию на электронный адрес.
  2. Контрагент получает документ. Он может утвердить его или отклонить. Во втором случае требуется указать причины.
  3. Отправитель получает экземпляр, подписанный контрагентом. При наличии замечаний он вносит коррективы в бумагу и отправляет новый вариант. Также возможна генерация нового электронного документа.

snimok-ekrana-2021-01-28-v-17

Преимущества ЭДО

Для этой системы характерны следующие плюсы:

  1. Работа с электронными документами отличается прозрачностью. Человек видит стадии обработки и понимает, на каком этапе зависла бумага.
  2. Уменьшается количество рутинных задач. Использование цифровых технологий сокращает число ошибок и временных затрат на оформление документации.
  3. Нет риска потерять важные данные. Их не придется выставлять заново.
  4. Сохраняется полная конфиденциальность информации. Для ее передачи применяются защищенные каналы связи.
  5. Удается сократить затраты. При использовании цифровых технологий не требуется тратить деньги на печать, бумагу, канцелярию.

Можно ли совмещать с бумажным документооборотом

Сразу перейти полностью на электронные документы не удастся. К тому же не все контрагенты будут пользоваться такой системой. Потому многим фирмам приходится хранить бумажные оригиналы и их отсканированные копии. Это требуется делать в отдельном архиве или в учетной системе.

В некоторых приложениях к архиву электронной документации допустимо добавлять отсканированные бумажные оригиналы. Это даст возможность находить их по первому требованию, не прикладывая особых усилий. Система напечатает на оригинале QR-код. Это даст возможность связать его с электронным документом.

elektronniy-dokumentooborott

Начало работы с ЭДО

При выборе оператора ЭДО удастся получить техническую возможность для защищенного обмена. Созданная для этих целей программа позволяет добиться таких результатов:

  1. Пригласить партнеров к обмену или принять их предложение.
  2. Формировать, подписывать и отправлять партнерам исходящую документацию.
  3. Получать электронные документы от партнеров. Также есть возможность проверять, отклонять и подписывать их.
  4. Хранить электронную документацию. Согласно нормативно-правовым актам, первичные бумаги требуется хранить минимум 4 года. Это означает, что переход на ЭДО подразумевает создание цифрового архива.
  5. Приобретать электронную подпись. Это удастся сделать у оператора или воспользоваться услугами любого удостоверяющего центра, имеющего нужную аккредитацию. Если до этого была куплена ЭП для сдачи отчета, он вполне подойдет для ЭДО. Этот нюанс рекомендуется уточнять у оператора. Любой работник компании, которые имеет полномочия подписывать электронные документы, должен обладать ЭП.
  6. После регистрации в системе направить приглашения к обмену контрагентами.
  7. Использовать интеграционное решение, которое предлагает оператор.

tild6532-6236-4739-b935-353737333039__banner-mark-03

Выбор электронной подписи

Для использования цифровых технологий стоит применять квалифицированную подпись – КЭП. Она же требуется для сдачи отчетов в государственные органы, участия в закупках и прочих видах торгов. При помощи КЭП допустимо подать в суд, зарегистрировать онлайн-кассу или заключить договор с сотрудником, работающим удаленно.

Неквалифицированной подписи хватит для внутреннего документооборота. Ее допустимо использовать для подписания инструкций, приказов, справок, заявлений. Также этого варианта хватит для обмена бумагами с зарубежными контрагентами.

Фирмы редко пользуются простой подписью. Она преимущественно требуется физическим лицам. Этот вариант подходит для оплаты штрафов ГИБДД, получения отдельных возможностей на сайте Государственных услуг, совершения покупок в интернете.

b2ap3_large_0

Электронный документооборот – это удобная форма организации работы. Он помогает сократить затраты и сделать обмен информацией быстрее. При этом важно учитывать ряд особенностей и нюансов.

Информационный портал IT Техник
Вам помогло? Поделитесь с друзьями - помогите и нам!
Поделиться
Отправить
Класснуть
Линкануть
Вотсапнуть
Запинить
Комментарии к статье: 0
Добавить комментарий


Наш Youtube-канал
Канал Telegram

Прямой эфир

Анастасия
Анастасия
Верните мои подписки,я ни чего не поняла что вы там написали где их искать,я в гневе.
Почему в Дзене на телефоне пропали мои подписки и где их можно найти
Костя
Костя
Отключиться не реально. Всё висит. меняйте карту иначе обворуют. Сообщения удаляют.
Что это такое – Podpiska Paket Moscow RUS и как отключить подписку, если списывает 199 руб
Оксана
Оксана
Подписка отключена, прошу вернуть списанные деньги на счёт **5460 в размере 399 рублей ,дата списания 08.02.2025 в 21:11,код МСС 7841.Контактный телефон : 89517711477
Как войти в личный кабинет кинотеатра ИВИ и отключить подписку – инструкция
Оксана
Оксана
Звонила на горячую линию,но к сожалению с роботом этот вопрос не был решён.
Как войти в личный кабинет кинотеатра ИВИ и отключить подписку – инструкция
Елена
Елена
Спасибо, что растолковали. МТС гадюшная компания. Договор на оборудование не оставила, на словах уверила, что через год регулярной выплаты роутер будет выкуплен, сап был с ценой 100% скидкой т.е за него вообще платить не надо было. Прошёл год , в течение которого мы платили, якобы выкупая роутер. И вот оказалось что мы платили за аренду и за роутер и за сап. Теперь надо продолжать платить за аренду роутера и появилась цена за сап, теперь стоит 1.600 руб. Теперь МТС предлагает чтобы не платить аренду выкупить сап и роутер. А то что мы платили целый год коту под хвост.
Что это такое – аренда оборудования (ЦТВ) и как отключить услугу
глагол
глагол
20к месяц зарплата? ну вы и юмористы😂 я меньше 100к не увожу от туда, причем это в плохие месяца
Что это такое – разделение ответственности по ШК на Вайлдберриз и как быть
Сергей
Сергей
Списали деньги по СБП со счета Сбер, указав реквизиты в чеке ООО АБ Софт. Как вернуть деньги. Никаких данных о причинах списания нет.
Как отменить подписку на ООО «Аб Софт» и почему они списали деньги
Moderator
Moderator
Если сервис центр только в Киеве, то вряд ли ваша проблема разрешима
Что это за приложение Carlcare – описание и почему могут отказать в гарантии
Moderator
Moderator
Прочитать статью для начала. Ведь зачем-то ее писали
Как можно отписаться от платных услуг НКО МСС 8999 и свои вернуть деньги
Moderator
Moderator
Я понимаю вашу реакцию, но в данном случае к кому адресовано обращение? Мы же не саппорт Яндекс Такси
Как поставить оценку водителю в сервисе Яндекс Такси – 2 способа и инструкция
Moderator
Moderator
Читайте статью, следуйте рекомендациям. Пока это все, чем можно помочь
Как можно отменить подписку на сервис Vsegda love и вернуть свои деньги
Moderator
Moderator
Обратитесь в техподдержку Телеграм по поводу блокирования аккаунта. Все ссылки есть в статье
Как работает служба техподдержки в Телеграме и как написать на горячую линию
Moderator
Moderator
Заходите на Google Play и оттуда скачивайте. Ссылку дать не могу, к сожалению. Еще нужен аккаунт в Google
Что это за приложение Ozon Job, какие есть вакансии удаленной работы без опыта и отзывы о нем
Moderator
Moderator
Могу только посочувствовать... К сожалению, таких случаев много, ваш не единичный
Как отключить подписку на сервис Nofit ru Istra и вернуть деньги – инструкция
Moderator
Moderator
Да, он традиционно лидирует уже много лет
ТОП 11 лучших провайдеров платного IPTV-телевидения 2025 года
Moderator
Moderator
Пожалуйста. Читайте другие полезные статьи на нашем сайте
Как сбросить смартфон Tecno Spark до заводских настроек – инструкция
Moderator
Moderator
Пожалуйста. Очень хорошо, что у вас все получилось
Почему не удается подключиться к этой сети и 9 способов решения на Windows 10
Moderator
Moderator
Не все способы одинаково полезны, к сожалению. И универсальных решений не бывает
Не работает звук через HDMI на телевизоре – 4 способа включения на Windows 10
Moderator
Moderator
Кроме вас лично никто не может инициировать отключение подписки
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Moderator
Moderator
Пожалуйста. Заходите чаще на наш сайт
Лучшие антивирусы для Windows 10
Moderator
Moderator
Вот и хорошо, что у вас все так решилось
Что такое файлообменные сети и почему МТС списывает деньги, как отключить
Moderator
Moderator
Да. Это работает. И никаких проблем со звонками, письмами. Только впредь нужно быть аккуратнее с подключаемыми сервисами
Как отключить подписку на Game Sport Sankt-Peterb RUS и почему они списали деньги
Максим
Максим
у вашего сына есть пароль от вашей карты? скажите кто списал (откройте историю карты)
Как отменить подписку на ООО «Аб Софт» и почему они списали деньги
Ельвіра
Ельвіра
в мене така сама проблема, купила телефон в іншвй країні а коли приїхала знову в Україну то пише, що виявлено спробу активації з неавторизованого джерела і мій пристрій заблоковано. писала в службу підтримки, але вони кажуть що в них сервісний центр знаходиться в києві, а я по воєнним обставинам не можу туди поїхати. якщо ви знайшли якесь вирішення цієї проблеми, напишіть мені також будь ласка.
Что это за приложение Carlcare – описание и почему могут отказать в гарантии
Евгения
Евгения
Как вернуть деньги которые списали
Как можно отписаться от платных услуг НКО МСС 8999 и свои вернуть деньги
Мария
Мария
Водитель хам,машина грязная.Хотел отказаться везти нас.Просто ужас,больше не буду вызывать такое такси.Лучше уехать на автобусе,чем на таком такси
Как поставить оценку водителю в сервисе Яндекс Такси – 2 способа и инструкция
Батор
Батор
Помогите вернуть деньги и отписаться от vsegda lave
Как можно отменить подписку на сервис Vsegda love и вернуть свои деньги
александр
александр
взломали аккаунт идет рассылка с просьбой отправить деньги или проголосавать...сам не могу зайти в аккаунт не пускает кто подскажет как решить проблему....спасибо.
Как работает служба техподдержки в Телеграме и как написать на горячую линию
АНТОНИДА
АНТОНИДА
здравствуйте пожалуйста помогите озон жоб хочу установить как найти? и там хочу работу найти?🤔🤔
Что это за приложение Ozon Job, какие есть вакансии удаленной работы без опыта и отзывы о нем
Тамара
Тамара
Ничегошеньки не поняла 🤔 🙄но меня это выпрыгивающее окошко достало
Что это за приложение Hiassistant на Realme – его описание и функционал
Александр
Александр
Мошенники под псевдонимом МЭСК бросили мне в п\я листовку, исполненную типографским способом на газетной бумаге. Указан мой адрес и телефоны для контакта (495)281-54-35 и 281-56-15. Предлагают заменить советские автоматы АЕ 1031. Но у меня лет 10 как стоят автоматы iEK BA47. Короче, они еще работают
Что это за организация Московская электросетевая компания, сфера деятельности
Денис
Денис
У меня тоже списали деньги без моего ведома
Как можно отписаться от платных услуг и подписок сервиса 3zaem com
Андрей
Андрей
Хочу отписаться от всех платных услуг кредитори
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Creditory – инструкция
Валерий
Валерий
Хочу отписаться от услуг вашего сервиса деньги тут
Как отписаться от платных услуг сервиса Деньги Тут и вернуть свои деньги
Евген
Евген
ввести специальные команды... Гений просто
Настройка действий и работы ноутбука при закрытии крышки с ОС Windows 10
Ded
Ded
а если на втором компе всё ОК и на третьем,что делать?Реестр?
Устраняем ошибку: неправильная секция установки службы в этом inf файле MTP
Ирина
Ирина
Отключите всеравно не смотрю.
Как можно отписаться от платных услуг и подписок сервиса Vidoku Online
Artur
Artur
Как отменить подписку chatgram
Как отключить подписку сервиса Chatgram.me в Телеграме – инструкция
Олег
Олег
Всем рекомендую шаравоз, хороший провайдер, большой выбор каналов, своя медиатека
ТОП 11 лучших провайдеров платного IPTV-телевидения 2025 года
Александра
Александра
Настоящие мошенники. Списали 999 руб. без согласия. То, что якобы при оплате пробного периода человек видит, что он подписался - ложь. Ничего там не видно. Просто оплачиваешь 47 рублей и всё. Далее по самой "услуге". Прислали дурацкое меню с креветками, авокадо, моцареллой и прочей иностранной фигнёй. Понятно, что после такого никто их "услугу" покупать не будет, тем более за 999 руб. в неделю. Для того и сделана эта хитрая подписка. Личного кабинета на сайте у покупателя нет. То есть, я даже не могу изменить данные карты для оплаты. Это лишний раз доказывает, что сайт занимается обманом. Оформила отписку, посмотрю, как долго они будут отвечать. Удивительно, что этих аферистов до сих пор не привлекли к ответственности, столько людей от них уже пострадало.
Как отключить подписку на сервис Nofit ru Istra и вернуть деньги – инструкция
Евгений
Евгений
Как отключить Ck Gamesport Rerm Rus
Как отключить подписку на сервис CK Gamesport Perm RUS и вернуть деньги
Матвей
Матвей
Спасибо . Всё получилось
Как сбросить смартфон Tecno Spark до заводских настроек – инструкция
F1xvud
F1xvud
Очень помогли спасибо
Почему не удается подключиться к этой сети и 9 способов решения на Windows 10
Григорий
Григорий
Нету звука ни через телевизор ни через колонки .
Не работает звук через HDMI на телевизоре – 4 способа включения на Windows 10
Григорий
Григорий
не помогло
Не работает звук через HDMI на телевизоре – 4 способа включения на Windows 10
Александр
Александр
Отменить списание денег
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Александр !
Александр !
Спасибо! Очень интересно и полезно...
Лучшие антивирусы для Windows 10
Виталий
Виталий
Сегодня мне тоже предъявили из шкуродёрни мтс что я якобы пользуюсь файлообменником. Позвонил сказал чтобы отключили доступ. И отключили и всё хорошо теперь
Что такое файлообменные сети и почему МТС списывает деньги, как отключить
Альяна
Альяна
Верните мои деньги которые сняли с карты которые я не брала я у вас деньги
Как можно отписаться от платных услуг НКО МСС 8999 и свои вернуть деньги
Алексей
Алексей
Моё решение этой ситуации: заблокировать карту с которой списали, в банке открыть новую
Как отключить подписку на Game Sport Sankt-Peterb RUS и почему они списали деньги