Все секреты компьютера для новичка и профессионала

Что такое – электронный документооборот и как он работает, плюсы и минусы

Что такое – электронный документооборот и как он работает, плюсы и минусы

Безусловно, документы можно составлять на бумаге. Однако этот процесс является достаточно долгим и неудобным. Бумаги занимают много места. К тому же их сложно искать. В такой ситуации стоит переходить на современные технологии. При этом многих не знают, что это – электронный документооборот, и как он работает. Этот процесс упрощает и ускоряет использование информации внутри компании и ее передачу клиентам, государственным органам и поставщикам.

Где применяется ЭДО

Использование системы электронного документооборота означает, что операции с документами осуществляются без использования бумажных носителей. Это происходит только в цифровом виде.

При этом отправитель формирует документ, а затем подписывает его электронной подписью (ЭП). После чего бумага отправляется по защищенным каналам связи. Для этого используется особое программное обеспечение. Получатель принимает документ и тоже подписывает его ЭП. При этом отправитель получает об этом уведомление.

ЭП представляет собой замену подписи от руки. Она служит подтверждением авторства электронных документов. Чтобы цифровой документ имел ту же юридическую силу, что и бумажный, его непременно требуется подписывать электронной подписью.

Электронный документооборот могут использовать и индивидуальные предприниматели, и большие компании. Это делает обмен документами проще и быстрее. К тому же такая технология ускоряет проведение расчетов с контрагентами. Для обмена допустимо использовать любые первичные бухгалтерские документы. Это касается счетов, договоров, актов выполненных работ и много другого.

d3d18077a60a5623f904bd74a23e5959

ЭДО бывает внутренним и внешним. В первом случае документы передаются внутри одной компании, во втором – обмен осуществляется между организациями и с государственными учреждениями.

Стоит ли компании переходить на ЭДО

В первую очередь, важно узнать, пользуются ли партнеры компании ЭДО. Для этого стоит обратиться к оператору или отправить партнерам письма с запросом. После получения сведений требуется определить объем документов с контрагентами, которые уже пользуются этой системой.

Даже если перечень контрагентов, которые технически готовы получать и отправлять документы в электронном виде, еще небольшой, но объем корреспонденции с этими партнерами велик, уже целесообразно переходить на новую технологию. Это даст возможность не только быстрее получать и отправлять бумаги, но и своевременно корректировать их при выявлении ошибок.

wb-2-min

Чтобы система нормально работала, важно узнать у оператора, есть ли возможность интеграции с учетной системой. Это поможет уменьшить затраты труда на загрузку и выгрузку документации.

Как работает технология

Вне зависимости от размеров бизнеса схема ЭДО для работы с документацией будет совпадать. Для этого стоит пройти следующие этапы:

  1. Отправитель формирует документы, подписывает ЭП и направляет данные контрагенту. Если получатель не использует ЭДО, ему придет приглашение на регистрацию на электронный адрес.
  2. Контрагент получает документ. Он может утвердить его или отклонить. Во втором случае требуется указать причины.
  3. Отправитель получает экземпляр, подписанный контрагентом. При наличии замечаний он вносит коррективы в бумагу и отправляет новый вариант. Также возможна генерация нового электронного документа.

snimok-ekrana-2021-01-28-v-17

Преимущества ЭДО

Для этой системы характерны следующие плюсы:

  1. Работа с электронными документами отличается прозрачностью. Человек видит стадии обработки и понимает, на каком этапе зависла бумага.
  2. Уменьшается количество рутинных задач. Использование цифровых технологий сокращает число ошибок и временных затрат на оформление документации.
  3. Нет риска потерять важные данные. Их не придется выставлять заново.
  4. Сохраняется полная конфиденциальность информации. Для ее передачи применяются защищенные каналы связи.
  5. Удается сократить затраты. При использовании цифровых технологий не требуется тратить деньги на печать, бумагу, канцелярию.

Можно ли совмещать с бумажным документооборотом

Сразу перейти полностью на электронные документы не удастся. К тому же не все контрагенты будут пользоваться такой системой. Потому многим фирмам приходится хранить бумажные оригиналы и их отсканированные копии. Это требуется делать в отдельном архиве или в учетной системе.

В некоторых приложениях к архиву электронной документации допустимо добавлять отсканированные бумажные оригиналы. Это даст возможность находить их по первому требованию, не прикладывая особых усилий. Система напечатает на оригинале QR-код. Это даст возможность связать его с электронным документом.

elektronniy-dokumentooborott

Начало работы с ЭДО

При выборе оператора ЭДО удастся получить техническую возможность для защищенного обмена. Созданная для этих целей программа позволяет добиться таких результатов:

  1. Пригласить партнеров к обмену или принять их предложение.
  2. Формировать, подписывать и отправлять партнерам исходящую документацию.
  3. Получать электронные документы от партнеров. Также есть возможность проверять, отклонять и подписывать их.
  4. Хранить электронную документацию. Согласно нормативно-правовым актам, первичные бумаги требуется хранить минимум 4 года. Это означает, что переход на ЭДО подразумевает создание цифрового архива.
  5. Приобретать электронную подпись. Это удастся сделать у оператора или воспользоваться услугами любого удостоверяющего центра, имеющего нужную аккредитацию. Если до этого была куплена ЭП для сдачи отчета, он вполне подойдет для ЭДО. Этот нюанс рекомендуется уточнять у оператора. Любой работник компании, которые имеет полномочия подписывать электронные документы, должен обладать ЭП.
  6. После регистрации в системе направить приглашения к обмену контрагентами.
  7. Использовать интеграционное решение, которое предлагает оператор.

tild6532-6236-4739-b935-353737333039__banner-mark-03

Выбор электронной подписи

Для использования цифровых технологий стоит применять квалифицированную подпись – КЭП. Она же требуется для сдачи отчетов в государственные органы, участия в закупках и прочих видах торгов. При помощи КЭП допустимо подать в суд, зарегистрировать онлайн-кассу или заключить договор с сотрудником, работающим удаленно.

Неквалифицированной подписи хватит для внутреннего документооборота. Ее допустимо использовать для подписания инструкций, приказов, справок, заявлений. Также этого варианта хватит для обмена бумагами с зарубежными контрагентами.

Фирмы редко пользуются простой подписью. Она преимущественно требуется физическим лицам. Этот вариант подходит для оплаты штрафов ГИБДД, получения отдельных возможностей на сайте Государственных услуг, совершения покупок в интернете.

b2ap3_large_0

Электронный документооборот – это удобная форма организации работы. Он помогает сократить затраты и сделать обмен информацией быстрее. При этом важно учитывать ряд особенностей и нюансов.

Информационный портал IT Техник
Вам помогло? Поделитесь с друзьями - помогите и нам!
Поделиться
Отправить
Класснуть
Линкануть
Вотсапнуть
Запинить
Комментарии к статье: 0
Добавить комментарий


Наш Youtube-канал
Канал Telegram

Прямой эфир

Геннадий
Геннадий
100% лохотрон разогнать
Как можно бесплатно и без регистрации скачать приложение СФР для пенсионеров
Геннадий
Геннадий
100%-ый лохотрон гнать всех
Как можно бесплатно и без регистрации скачать приложение СФР для пенсионеров
Юрий
Юрий
Отключить подписку
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Андрей
Андрей
Необходимо написать претензию в МТС, сославшись на то что интернет трафик оплачен в рамках тарифа и они взымают плату не обоснованно, затем написать в ФАС.
Что такое файлообменные сети и почему МТС списывает деньги, как отключить
Сен чер ким
Сен чер ким
Спасибо, благодарю, научиться и на работе.
Что это за приложение Zen Space и для чего оно нужно, как скачать и установить
Зеля
Зеля
Ты сам то вразумил шо написал,несёшь всякую хрень,походу у вас в укропии там все по уши деревянные,у себя в своей недостране разберитесь сначала!!
Что означает пометка от РКН – иностранный владелец ресурса нарушает закон РФ
Сен чер ким
Сен чер ким
Спасибо,за помощь, благодарю, и дружбы.
Где в ОС Windows 10 находится папка Users и как ее отыскать, инструкция
Любовь
Любовь
У меня отключён полный доступ, написано, что "не активен", но каждый месяц всё равно по 99 руб снимают.
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
admin
admin
Это не решение проблемы, это закрытие глаз на неё
Что делать при сбое промежуточного сохранения метаданных и результате 0x80070490 для контейнера
Наталья
Наталья
Верните деньги, играли дети, я даже не в курсе этого всего, обман
Как отменить подписку на ООО «Аб Софт» и почему они списали деньги
Светлана Викторовна
Светлана Викторовна
Нашла вкладку "лимиты и ограничения" Отменила оплату картой в интернете. Посмотрим... Спасибо за подсказку!
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
teа_doll_bаeb
teа_doll_bаeb
дибилизм ПОЛНЫ КАК ДОДУМАЛИСЬ АВТОРЫ НАСРАТЬ ЛЮДЕ ребята ВЫ ПОРАБОТАТЕ МОЗГАМИ ЧУТЬ ЧУТЬ
Как можно подключить консоль Game Stick Lite к телевизору –инструкция
teа_doll_bаeb
teа_doll_bаeb
нихрена не понял А КАК ЕЕЕЕЕ ПОДКЛЮЧИТЬ,А?
Как можно подключить консоль Game Stick Lite к телевизору –инструкция
Чёчен
Чёчен
Верните деньги пожалуйста
Как отменить подписку на ООО «Аб Софт» и почему они списали деньги
Ярослава
Ярослава
Мошенники звонят и вымогают денежные средства будьте осторожны
Два предупреждения, которые спугивают или злят телефонных мошенников
Ekaterina
Ekaterina
Отвратительное приложение, хоть меняй телефон, этот"червяк" каждое утро сбивает все настройки в телефоне, выход один, на ночь просто отключать совсем, тно утром можно и проспать. Не понимаю тех, кто восхищается
Что это за приложение – Hios Launcher и каков его функционал на Андроид
Светлана Викторовна
Светлана Викторовна
Ничего не поняла...Пришла смс о списании в пользу непонятной компании. Ничего не подключала. Куда нажала-не знаю. Ещё и банковская карта автоматом привязана...Класс!
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Бехзод
Бехзод
Здравствуйте, верните деньги пожалуйста 399 рублей , без моего согласия и без разрешения как вы можете снять с картой денег, +79613564753 по этому номеру есть сбербанка верните деньги пожалуйста
Что это за сайт Shtrafoff.net, как отключить его подписку и вернуть деньги
миша
миша
спасибо ) получилось!
Почему пропала панель инструментов в системе Автокад и как ее можно вернуть
своякин капча иточкавич
своякин капча иточкавич
в новостях мелькало шо движуха там намечается. ребрендинг. опять ченить суперумное типа ,,т.,, ,,т и точка,, а мож раз уж совпадение такое то ваще ,, . ,, ,,точка и точка,,
Что за организация ООО Т2 Мобайл, это Теле2 или нет, ее история и контакты
своякин капча иточкавич
своякин капча иточкавич
как система по сути своей ,,кто во што горазд,, может чето нарушать. законы раши иногда и сами нарушают законы раши, да и адекватности тоже. да и по жизни часто так ,,гладко на бумаге, да везде овраги,,
Что означает пометка от РКН – иностранный владелец ресурса нарушает закон РФ
Здравствуйте!А Валберис смогу оплачивать,если я этой функцией воспользуюсь?
Здравствуйте!А Валберис смогу оплачивать,если я этой функцией воспользуюсь?
Здравствуйте!А Валбирис смогу оплачивать,если я этой функцией воспользуюсь?
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Тимур
Тимур
Решил найти типо статью где будет написано на каком месте по тяжести мой ulefone armor 24 с весом в 650 грамм...
ТОП 9 самых тяжелых смартфонов в мире
Мира
Мира
Это мошенничество, надо подавать заявление в полицию
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Александр
Александр
Отпишите срочно
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Своякин капча иточкавич
Своякин капча иточкавич
беспроводная зарядка сомнительная это затея.
Поддерживает ли смартфон Infinix Note 30 беспроводную зарядку – обзор
dvghjjk
dvghjjk
в большинстве смартфонов infinix, tecno две симкарты. но в некоторых смартфонах кой где в настройках есть настройки для третьей симки, 2g, че это такое?
Что это за приложение Xhide на Infinix и для чего оно нужно, как использовать
nkjhvb
nkjhvb
в большинстве смартфонов infinix, tecno две симкарты. но в некоторых смартфонах кой где в настройках есть настройки для третьей симки, 2g, че это такое?
Как можно отключить рекламу на телефоне Tecno Spark – пошаговая инструкция
kkhhvv
kkhhvv
в большинстве смартфонов infinix, tecno две симкарты. но в некоторых смартфонах кой где в настройках есть настройки для третьей симки, 2g, че это такое?
Как можно сбросить смартфон INFINIX до заводских настроек – инструкция
Saidash
Saidash
Что за сайт? Прошу вернуть деньги. Я не подписывалась а деньги сняли
Что это за сайт Shtrafoff.net, как отключить его подписку и вернуть деньги
Екатерина
Екатерина
Отключите подписку. Настоящее воровство!!!!!Ничего не видела и не подписывалась.
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Рустэм
Рустэм
Котлеты должны быть отдельно, а мухи отдельно. Банковские сервисы не должны путаться с не банковскими.
Что это за приложение Сбербанк онлайн с Салютом – его функционал, плюсы и минусы
vhjjkkk
vhjjkkk
беспроводная зарядка ваще сомнительная затея, мож если в особых ситуациях каких. компромис.
Поддерживают ли разные модели телефона Tecno Spark беспроводную зарядку
Марина
Марина
Сайт мошенников, я не подписывалась, а деньги сняли, прошу вернуть деньги.
Что это за сайт Shtrafoff.net, как отключить его подписку и вернуть деньги
Как отписаться?
Как отписаться?
Как отписаться?
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
дюс
дюс
очередная прога по слежке за вами
Что это за приложение Geniex Service – его плюсы и минусы, использование
дюс
дюс
прога по слежке не более🤗
Что это за приложение Geniex Service – его плюсы и минусы, использование
Алёна
Алёна
Что за дебилизм? Абсолютно ничего не помогло
Почему на Ютубе маленький экран на телевизоре и что делать – 3 способа
Светлана
Светлана
Здравствуйте. отмените подписку и верните деньги. запрос был на1 рубль в итоге списали 1+389+99 и того 489. сняли последние деньги карта 2200,,,,,0259 Украженко.я не подписывалась.прошу помочь.тк больше негде найти инфу
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Kreditoff или Легкий займ
Ира
Ира
Как отключить
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Светлана
Светлана
В приложении Сбербанка вообще не отображается что я подписана на что либо! А деньги сняли! Где мне отписаться можно, я даже не знаю, как зайти на этот Tutorplac?
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
ПЕТРОВИЧ ГАЛИНА ТИМОФЕЕВНАМ
ПЕТРОВИЧ ГАЛИНА ТИМОФЕЕВНАМ
ДАТА НАЗНАЧЕНИЯ ОПЕРАЦИИ М17
Как по номеру можно проверить статус талона на ВМП – инструкция и кто имеет право
Алена
Алена
Что за безобразие без подтверждения списывают деньги не разу не воспользовалась сайтои
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Светлана
Светлана
Отключите подписку,сайт не когда не видела такой и не за ходила никогда
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Светлана
Светлана
Отключите подписку
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Альбина
Альбина
Отписаться от платных услуг Fintorro
Как можно отписаться от платных услуг и подписок сервиса Fintorro, инструкция
fgbnmk
fgbnmk
кто во што горазд. прям 1 апреля весь год...
Как можно перезагрузить телефон Vivo Y36 – пошаговая инструкция
Марина
Марина
Хочу вернуть деньги, дети играли и всё списали и отменить подписку
Как отменить подписку на ООО «Аб Софт» и почему они списали деньги
Елена
Елена
Отключите подписку. Это какое то мошенничество
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Cvthbj
Cvthbj
муть какаято. пустой текст. а про всякие извещения, то это прям кот в мешке. офицальный лохотрон какойто...
Откуда пришло заказное письмо с пометкой Брянск-50 и что в нем может быть