Все секреты компьютера для новичка и профессионала

Что такое – электронный документооборот и как он работает, плюсы и минусы

Что такое – электронный документооборот и как он работает, плюсы и минусы

Безусловно, документы можно составлять на бумаге. Однако этот процесс является достаточно долгим и неудобным. Бумаги занимают много места. К тому же их сложно искать. В такой ситуации стоит переходить на современные технологии. При этом многих не знают, что это – электронный документооборот, и как он работает. Этот процесс упрощает и ускоряет использование информации внутри компании и ее передачу клиентам, государственным органам и поставщикам.

Где применяется ЭДО

Использование системы электронного документооборота означает, что операции с документами осуществляются без использования бумажных носителей. Это происходит только в цифровом виде.

При этом отправитель формирует документ, а затем подписывает его электронной подписью (ЭП). После чего бумага отправляется по защищенным каналам связи. Для этого используется особое программное обеспечение. Получатель принимает документ и тоже подписывает его ЭП. При этом отправитель получает об этом уведомление.

ЭП представляет собой замену подписи от руки. Она служит подтверждением авторства электронных документов. Чтобы цифровой документ имел ту же юридическую силу, что и бумажный, его непременно требуется подписывать электронной подписью.

Электронный документооборот могут использовать и индивидуальные предприниматели, и большие компании. Это делает обмен документами проще и быстрее. К тому же такая технология ускоряет проведение расчетов с контрагентами. Для обмена допустимо использовать любые первичные бухгалтерские документы. Это касается счетов, договоров, актов выполненных работ и много другого.

d3d18077a60a5623f904bd74a23e5959

ЭДО бывает внутренним и внешним. В первом случае документы передаются внутри одной компании, во втором – обмен осуществляется между организациями и с государственными учреждениями.

Стоит ли компании переходить на ЭДО

В первую очередь, важно узнать, пользуются ли партнеры компании ЭДО. Для этого стоит обратиться к оператору или отправить партнерам письма с запросом. После получения сведений требуется определить объем документов с контрагентами, которые уже пользуются этой системой.

Даже если перечень контрагентов, которые технически готовы получать и отправлять документы в электронном виде, еще небольшой, но объем корреспонденции с этими партнерами велик, уже целесообразно переходить на новую технологию. Это даст возможность не только быстрее получать и отправлять бумаги, но и своевременно корректировать их при выявлении ошибок.

wb-2-min

Чтобы система нормально работала, важно узнать у оператора, есть ли возможность интеграции с учетной системой. Это поможет уменьшить затраты труда на загрузку и выгрузку документации.

Как работает технология

Вне зависимости от размеров бизнеса схема ЭДО для работы с документацией будет совпадать. Для этого стоит пройти следующие этапы:

  1. Отправитель формирует документы, подписывает ЭП и направляет данные контрагенту. Если получатель не использует ЭДО, ему придет приглашение на регистрацию на электронный адрес.
  2. Контрагент получает документ. Он может утвердить его или отклонить. Во втором случае требуется указать причины.
  3. Отправитель получает экземпляр, подписанный контрагентом. При наличии замечаний он вносит коррективы в бумагу и отправляет новый вариант. Также возможна генерация нового электронного документа.

snimok-ekrana-2021-01-28-v-17

Преимущества ЭДО

Для этой системы характерны следующие плюсы:

  1. Работа с электронными документами отличается прозрачностью. Человек видит стадии обработки и понимает, на каком этапе зависла бумага.
  2. Уменьшается количество рутинных задач. Использование цифровых технологий сокращает число ошибок и временных затрат на оформление документации.
  3. Нет риска потерять важные данные. Их не придется выставлять заново.
  4. Сохраняется полная конфиденциальность информации. Для ее передачи применяются защищенные каналы связи.
  5. Удается сократить затраты. При использовании цифровых технологий не требуется тратить деньги на печать, бумагу, канцелярию.

Можно ли совмещать с бумажным документооборотом

Сразу перейти полностью на электронные документы не удастся. К тому же не все контрагенты будут пользоваться такой системой. Потому многим фирмам приходится хранить бумажные оригиналы и их отсканированные копии. Это требуется делать в отдельном архиве или в учетной системе.

В некоторых приложениях к архиву электронной документации допустимо добавлять отсканированные бумажные оригиналы. Это даст возможность находить их по первому требованию, не прикладывая особых усилий. Система напечатает на оригинале QR-код. Это даст возможность связать его с электронным документом.

elektronniy-dokumentooborott

Начало работы с ЭДО

При выборе оператора ЭДО удастся получить техническую возможность для защищенного обмена. Созданная для этих целей программа позволяет добиться таких результатов:

  1. Пригласить партнеров к обмену или принять их предложение.
  2. Формировать, подписывать и отправлять партнерам исходящую документацию.
  3. Получать электронные документы от партнеров. Также есть возможность проверять, отклонять и подписывать их.
  4. Хранить электронную документацию. Согласно нормативно-правовым актам, первичные бумаги требуется хранить минимум 4 года. Это означает, что переход на ЭДО подразумевает создание цифрового архива.
  5. Приобретать электронную подпись. Это удастся сделать у оператора или воспользоваться услугами любого удостоверяющего центра, имеющего нужную аккредитацию. Если до этого была куплена ЭП для сдачи отчета, он вполне подойдет для ЭДО. Этот нюанс рекомендуется уточнять у оператора. Любой работник компании, которые имеет полномочия подписывать электронные документы, должен обладать ЭП.
  6. После регистрации в системе направить приглашения к обмену контрагентами.
  7. Использовать интеграционное решение, которое предлагает оператор.

tild6532-6236-4739-b935-353737333039__banner-mark-03

Выбор электронной подписи

Для использования цифровых технологий стоит применять квалифицированную подпись – КЭП. Она же требуется для сдачи отчетов в государственные органы, участия в закупках и прочих видах торгов. При помощи КЭП допустимо подать в суд, зарегистрировать онлайн-кассу или заключить договор с сотрудником, работающим удаленно.

Неквалифицированной подписи хватит для внутреннего документооборота. Ее допустимо использовать для подписания инструкций, приказов, справок, заявлений. Также этого варианта хватит для обмена бумагами с зарубежными контрагентами.

Фирмы редко пользуются простой подписью. Она преимущественно требуется физическим лицам. Этот вариант подходит для оплаты штрафов ГИБДД, получения отдельных возможностей на сайте Государственных услуг, совершения покупок в интернете.

b2ap3_large_0

Электронный документооборот – это удобная форма организации работы. Он помогает сократить затраты и сделать обмен информацией быстрее. При этом важно учитывать ряд особенностей и нюансов.

Информационный портал IT Техник
Вам помогло? Поделитесь с друзьями - помогите и нам!
Поделиться
Отправить
Класснуть
Линкануть
Вотсапнуть
Запинить
Комментарии к статье: 0
Добавить комментарий


Наш Youtube-канал
Канал Telegram

Прямой эфир

Сергей
Сергей
Если оно оптимизирует работу аккумулятора, то почему постоянно висит уведомление "Phone master расходует заряд аккумулятора"?
Что за приложение Phone Master, его функционал и как можно удалить
Екатерина
Екатерина
Отписаться от платных н
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса А ДЕНЬГИ – инструкция
Елена
Елена
отменить подписку
Как можно отменить подписку на сервис YM Rezume, если он списал деньги
Кристиана
Кристиана
Здравствуйте, Балышева Кристина Александровна вы не против познокомиться
Топ-4 лучших пранк-ботов в Телеграме для розыгрыша по телефону бесплатно
Людмила
Людмила
Сегодня 27.03.2024 списались 699 руб, так же и в прошлом месяце, хотя отменили подписку. Номер телефона 89778078032
Как войти в личный кабинет кинотеатра ИВИ и отключить подписку – инструкция
Людмила
Людмила
Второй месяц списываются деньги за ivi, 699 руб каждый месяц, хотя не подписана. Задолбали уже!
Как войти в личный кабинет кинотеатра ИВИ и отключить подписку – инструкция
Татьяна
Татьяна
У меня тоже такое было сначала вроде отключили потом смс приходили но не снимали а потом опять начали снимать и не могу узнать за что снимают 🤦
Что такое файлообменные сети и почему МТС списывает деньги, как отключить
Татьяна
Татьяна
Прошу вернуть деньги так как списали не законно, я не подписывалась
Что это за сайт Shtrafoff.net, как отключить его подписку и вернуть деньги
Натали
Натали
Единственное что мне не нравится, это постоянно на экране появляется сообщение "включите приложение" только его загрузишь. Уже отключила уведомления в настройках, но бесполезно.
Что за приложение Palm Store в телефоне, его функционал и установка
Евгений
Евгений
Установил приложение, но оно не запускается
Что это за приложение Радар.НФ и как им пользоваться – принцип работы
Наталья
Наталья
YANDEX*4816*POCHTA Прошу вернуть деньги в размере 499 рублей, списанные 16.03.24. Прошу отписать меня от платных услуг, на которые я не подписывалась! Деньги сняты без каких-либо оснований!
Что это за сервис YA Pochta, почему списали деньги с карты и как отключить подписку
Владислав
Владислав
Заплатить 1400 руб, далее по рекомендации продавцов Эльдорадо зайти на этот сайт, и ничего не найти, куда бы можно было ввести код из чека. По моему это слишком не красиво.
Как активировать код Эльдорадо на сайте https://s4pk.ru/e – инструкция
Андрей.
Андрей.
Сняли 10 руб. Информации 0.через 3 дня ещё 790 р. Запросили не дал. Пришлось менять карту. Не связывайтесь. Лохотрон, с хорошей рекламой 10 руб.
Как отключить подписку на сервис DomograMRF и почему он списал деньги
Ольга
Ольга
Лимиты и ограничения по карте - покупки в интернете (убрать разрешение). Так сделала теперь все 👍.
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
наталья
наталья
Отписаться должно быть просто:ввел телефон и нажал кнопку..И всё.. Как везде ..А у вас?.вам нравится издеваться над людьми? Позорище!
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса BankLite.ru – инструкция
наталья
наталья
номер телефона не ввести,что за......?Жуки.
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса BankLite.ru – инструкция
Алекс
Алекс
Это приложение легко в использовании,но оно на английском языке. Плеер приложения приложения прост в использовании. Плеер приложения проигрывает также записанную музыку на самом устройстве,а также диктофонные записи,что очень удобно. Возможно это приложение использовать как основное для проигрывания музыки.
Что это за приложение Boomplay, его описание, установка и использование
Ирина
Ирина
Прошу отписать от платных услуг и вернуть деньги.
Как отключить подписку на сервис DomograMRF и почему он списал деньги
Ольга
Ольга
Прошу вернуть деньги в размере 399 рублей. О том что есть подписка и снятие денежных средств не кто не предупреждал. Я не подписывалась на ваш сайт! На каком основании были сняты деньги!?
Что это за сайт Shtrafoff.net, как отключить его подписку и вернуть деньги
Александр
Александр
Верните деньги, на каком основании спасали 2 тысячи рублей?
Как отключить списывание средств PayZaim и можно ли вернуть деньги
Лариса
Лариса
Прошу отписать меня от платных услуг кнопка деньги финансы 89507867024
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Кнопка Деньги – инструкция
Михаил
Михаил
Списали 790рублей без какой либо подписки. Мошенники. Будьте осторожны.
Как отключить подписку VinHub Moskva RUS, почему списали деньги и как вернуть
Людмила
Людмила
Отключить подписку и вернуть деньги, отписаться от платных услуг
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса А ДЕНЬГИ – инструкция
Infinix SMART 7
Infinix SMART 7
А у меня в шторке эта функция
Что это такое – Cat Controls, как активировать и отключить игру на Android 12
Киря
Киря
Хм, зайдите в раздел "устройства". Это настройки>устройства. И выйти со всех устройств кроме этого. Думаю вас взломали и вот как то так зашли. Советую включить двухэтапную аутентификацию.
Кто видит папку Избранное в Телеграме и для чего она нужна, как что-то добавить
Эдгар
Эдгар
Хорошее руководство. Благодарю!
Как в ОС Windows 10 убрать визуальные эффекты, 4 способа отключить анимацию
Просто_Ксюша
Просто_Ксюша
У меня колонка вообще не работает😭😭😭😭😭
Как включить и правильно настроить колонку Сбер Бум Мини – инструкция
Eva
Eva
Там такого нет
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Хорен
Хорен
Удалитье от меня покупки
Как отключить подписку сервиса Chatgram.me в Телеграме – инструкция
Ирина
Ирина
почему нет связи с оператором? номера 177 и959 не отвечают
Как позвонить оператору сотовой связи Лугаком – инструкция и номера
Ольга
Ольга
Как отключить подписку ???
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Ольга
Ольга
Вообще Оборзели они сами подключают каким-то образом я только сделала новую карту еще ею не пользовалась приходит СМС от них что покупка что вообще Оборзели творят что хотят
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Зарина
Зарина
отключить подписку
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Денис
Денис
На почте сказали как следить за движением заказного письма через интернет. На сайте потребовали оплатить 5 рублей,кто за что непонять и понеслось каждые семь дней списание 99 руб. В сбере вообще концов не найти в подписках. Я думаю это почтроссы замешаны в этом иначе зачем они это предлогают.
Что это за сайт Shtrafoff.net, как отключить его подписку и вернуть деньги
Наталья
Наталья
Здравствуйте! У меня несколько дней назад пришло автоматически это приложение. У меня Tecno Pova. Тоже смутил тот факт что слишком в персональные данные далеко залезают. Поэтому пока не одобрила это приложение. Вы пишите что не надо трогать ! Подскажите как вы сделали ! Или статьи чтобы разобраться в этом грамотно ! Спасибо !
Что это за приложение – Hios Launcher и каков его функционал на Андроид
коротун галина
коротун галина
сегодня в 14-=11 с моей карты списано 399р я была подписана на 1 р з а месяц но потом эту подписку расторгла мой телефон 89011404466
Как войти в личный кабинет кинотеатра ИВИ и отключить подписку – инструкция
Эльмар
Эльмар
Бесплатное оно встроенное в инфиникс мобилы
Что это за приложение XOS Launcher и нужно ли оно, как им пользоваться
AlB
AlB
Спасибо большое, помогли решить проблему доступа к чату канала
Что делать, если пишет – к сожалению, группа временно недоступна на вашем устройстве, поскольку ее модераторам необходимо удалить, как исправить
Денис
Денис
Сайт штрафов нет.мошенники. к
Что это за сайт Shtrafoff.net, как отключить его подписку и вернуть деньги
Ведьма
Ведьма
Пусть будут здоровы 🥕
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Влада
Влада
заблокировали уже как 3 раз, прошу разблокировать +79831490277, пожайлуста я умоляю просто
Почему иногда блокируют номер телефона в Телеграме и как можно снять бан
Евгения
Евгения
Отключите подписку
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Жека
Жека
Заблокируйте карту с которой списывают и выпустите новую.
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Ника
Ника
Впервые вижу сайт, но списывают уже 2ой раз Первый раз решила закрыть глаза , не смогла понять как отключить
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
ирина
ирина
так и не разобралась, куда вводить код активации, совершенно бесполезная инструкция, потратила 4 часа, так и не разобралась.
Как активировать код Эльдорадо на сайте https://s4pk.ru/e – инструкция
Шохида
Шохида
Прошу вернуть мои деньги , деньги списали без моего ведома ночью когда я спала
Как отменить подписку на ООО «Аб Софт» и почему они списали деньги
ирина
ирина
и куда вводить код???
Как активировать код Эльдорадо на сайте https://s4pk.ru/e – инструкция
Pavel
Pavel
1. Устанавливаете uBlock Origin для Вашего браузера. uBlock Origin – это бесплатное кроссплатформенное расширение для браузера с открытым исходным кодом, предназначенное для фильтрации контента. 2. После установки этого расширения, справа вверху появится ярлык в виде бордового щита с парой белых буковок на нём. 3. Нажимаете на этот ярлык. В открывшемся контекстном меню, нажимаете на ярлык Пипетка, находящийся внизу этого окошка. 4. Курсор превращается в крестик. Переместите крестик на тот блок, который хотите убрать - он выделяется розовым цветом. Например на блок видео-роликов. Делайте это аккуратно и точно. Можно выделять как отдельное видео, так и весь блок видео. Чтобы исчез весь блок, подведите курсор-крестик к пустому пространству между предлагаемыми роликами. Весь блок с видео должен стать розовым. Аккуратно клацните на этом месте. 5. Появится новое контекстное окошко. Переместите курсор на него и клацаете по кнопке - Создать. Весь блок с кучей видео исчезнет. Единственное неудобство в том, что после нового включения компьютера, или перезагрузки, блок видео появится снова. И его опять надо будет так же убрать. При навыке на это уходит несколько секунд. Зато потом весь день окно Яндекс-Дзен (dzen.ru), будет без раздражающего блока видео. Например - убрать Видео, и оставить только Новости и Статьи.
Как можно отключить рекомендуемые ролики в сервисе Яндекс Дзен – способы
Виктория
Виктория
И да зайти в личный кабинет свой этого сайта .
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция
Виктория
Виктория
Народ всё просто ,зайдите в настройки пролестайте до 3-го пункта ,где История платежей и нажмите на (управление доступом ) дальше (отменить полный доступ тарифа) и будет отмена и всё 😅сегодня с такой же ситуацией столкнулась ,нашла таки и сделала отмену
Как отписаться от платных услуг и подписок сервиса Tutorplace – инструкция