Все секреты компьютера для новичка и профессионала

Что такое – электронный документооборот и как он работает, плюсы и минусы

Что такое – электронный документооборот и как он работает, плюсы и минусы

Безусловно, документы можно составлять на бумаге. Однако этот процесс является достаточно долгим и неудобным. Бумаги занимают много места. К тому же их сложно искать. В такой ситуации стоит переходить на современные технологии. При этом многих не знают, что это – электронный документооборот, и как он работает. Этот процесс упрощает и ускоряет использование информации внутри компании и ее передачу клиентам, государственным органам и поставщикам.

Где применяется ЭДО

Использование системы электронного документооборота означает, что операции с документами осуществляются без использования бумажных носителей. Это происходит только в цифровом виде.

При этом отправитель формирует документ, а затем подписывает его электронной подписью (ЭП). После чего бумага отправляется по защищенным каналам связи. Для этого используется особое программное обеспечение. Получатель принимает документ и тоже подписывает его ЭП. При этом отправитель получает об этом уведомление.

ЭП представляет собой замену подписи от руки. Она служит подтверждением авторства электронных документов. Чтобы цифровой документ имел ту же юридическую силу, что и бумажный, его непременно требуется подписывать электронной подписью.

Электронный документооборот могут использовать и индивидуальные предприниматели, и большие компании. Это делает обмен документами проще и быстрее. К тому же такая технология ускоряет проведение расчетов с контрагентами. Для обмена допустимо использовать любые первичные бухгалтерские документы. Это касается счетов, договоров, актов выполненных работ и много другого.

d3d18077a60a5623f904bd74a23e5959

ЭДО бывает внутренним и внешним. В первом случае документы передаются внутри одной компании, во втором – обмен осуществляется между организациями и с государственными учреждениями.

Стоит ли компании переходить на ЭДО

В первую очередь, важно узнать, пользуются ли партнеры компании ЭДО. Для этого стоит обратиться к оператору или отправить партнерам письма с запросом. После получения сведений требуется определить объем документов с контрагентами, которые уже пользуются этой системой.

Даже если перечень контрагентов, которые технически готовы получать и отправлять документы в электронном виде, еще небольшой, но объем корреспонденции с этими партнерами велик, уже целесообразно переходить на новую технологию. Это даст возможность не только быстрее получать и отправлять бумаги, но и своевременно корректировать их при выявлении ошибок.

wb-2-min

Чтобы система нормально работала, важно узнать у оператора, есть ли возможность интеграции с учетной системой. Это поможет уменьшить затраты труда на загрузку и выгрузку документации.

Как работает технология

Вне зависимости от размеров бизнеса схема ЭДО для работы с документацией будет совпадать. Для этого стоит пройти следующие этапы:

  1. Отправитель формирует документы, подписывает ЭП и направляет данные контрагенту. Если получатель не использует ЭДО, ему придет приглашение на регистрацию на электронный адрес.
  2. Контрагент получает документ. Он может утвердить его или отклонить. Во втором случае требуется указать причины.
  3. Отправитель получает экземпляр, подписанный контрагентом. При наличии замечаний он вносит коррективы в бумагу и отправляет новый вариант. Также возможна генерация нового электронного документа.

snimok-ekrana-2021-01-28-v-17

Преимущества ЭДО

Для этой системы характерны следующие плюсы:

  1. Работа с электронными документами отличается прозрачностью. Человек видит стадии обработки и понимает, на каком этапе зависла бумага.
  2. Уменьшается количество рутинных задач. Использование цифровых технологий сокращает число ошибок и временных затрат на оформление документации.
  3. Нет риска потерять важные данные. Их не придется выставлять заново.
  4. Сохраняется полная конфиденциальность информации. Для ее передачи применяются защищенные каналы связи.
  5. Удается сократить затраты. При использовании цифровых технологий не требуется тратить деньги на печать, бумагу, канцелярию.

Можно ли совмещать с бумажным документооборотом

Сразу перейти полностью на электронные документы не удастся. К тому же не все контрагенты будут пользоваться такой системой. Потому многим фирмам приходится хранить бумажные оригиналы и их отсканированные копии. Это требуется делать в отдельном архиве или в учетной системе.

В некоторых приложениях к архиву электронной документации допустимо добавлять отсканированные бумажные оригиналы. Это даст возможность находить их по первому требованию, не прикладывая особых усилий. Система напечатает на оригинале QR-код. Это даст возможность связать его с электронным документом.

elektronniy-dokumentooborott

Начало работы с ЭДО

При выборе оператора ЭДО удастся получить техническую возможность для защищенного обмена. Созданная для этих целей программа позволяет добиться таких результатов:

  1. Пригласить партнеров к обмену или принять их предложение.
  2. Формировать, подписывать и отправлять партнерам исходящую документацию.
  3. Получать электронные документы от партнеров. Также есть возможность проверять, отклонять и подписывать их.
  4. Хранить электронную документацию. Согласно нормативно-правовым актам, первичные бумаги требуется хранить минимум 4 года. Это означает, что переход на ЭДО подразумевает создание цифрового архива.
  5. Приобретать электронную подпись. Это удастся сделать у оператора или воспользоваться услугами любого удостоверяющего центра, имеющего нужную аккредитацию. Если до этого была куплена ЭП для сдачи отчета, он вполне подойдет для ЭДО. Этот нюанс рекомендуется уточнять у оператора. Любой работник компании, которые имеет полномочия подписывать электронные документы, должен обладать ЭП.
  6. После регистрации в системе направить приглашения к обмену контрагентами.
  7. Использовать интеграционное решение, которое предлагает оператор.

tild6532-6236-4739-b935-353737333039__banner-mark-03

Выбор электронной подписи

Для использования цифровых технологий стоит применять квалифицированную подпись – КЭП. Она же требуется для сдачи отчетов в государственные органы, участия в закупках и прочих видах торгов. При помощи КЭП допустимо подать в суд, зарегистрировать онлайн-кассу или заключить договор с сотрудником, работающим удаленно.

Неквалифицированной подписи хватит для внутреннего документооборота. Ее допустимо использовать для подписания инструкций, приказов, справок, заявлений. Также этого варианта хватит для обмена бумагами с зарубежными контрагентами.

Фирмы редко пользуются простой подписью. Она преимущественно требуется физическим лицам. Этот вариант подходит для оплаты штрафов ГИБДД, получения отдельных возможностей на сайте Государственных услуг, совершения покупок в интернете.

b2ap3_large_0

Электронный документооборот – это удобная форма организации работы. Он помогает сократить затраты и сделать обмен информацией быстрее. При этом важно учитывать ряд особенностей и нюансов.

Информационный портал IT Техник
Вам помогло? Поделитесь с друзьями - помогите и нам!
Поделиться
Отправить
Класснуть
Линкануть
Вотсапнуть
Запинить
Комментарии к статье: 0
Добавить комментарий


Читайте нас в Яндекс Дзен
Наш Youtube-канал
Канал Telegram

Прямой эфир

Sergej
Sergej
всё это ни черта не работает ни на компе ни на андроиде.
Скачать бесплатно самообновляемые IPTV-плейлисты каналов для взрослых ру
Здравствуйте
Здравствуйте
Здравствуйте как найти владельца бывшего машины
Проверка авто с Телеграм-ботом, как узнать владельца и его номер телефона
соня
соня
здравствуйте, я пытаюсь зайти в телеграмм, но просто код слово от двойной аутентификации, я не помню пароль, удалять аккаунт тоже не хочу, что можно сделать? Почта не привязана
Как работает служба техподдержки в Телеграме и как написать на горячую линию
Moderator
Moderator
Здравствуйте. В Вашем случае должно помочь простое ожидание. Подождите несколько дней, а после попробуйте снова зарегистрироваться в приложении. Разве Телегам не указывает срок блокировки? Эти данные были бы полезны, чтобы понять, когда можно снова зарегистрироваться в мессенджере.
Как восстановить аккаунт в Телеграме после удаления страницы и проблемы
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Попробуйте выполнить классические действия, рекомендуемые при нестабильной работе приложения:
  • Очистите кэш приложения
  • Перезагрузите телефон
  • Переустановите приложение (возможно, чревато потерей данных)
Причем, эти способы могут помочь, даже если Вы пользуется компьютерной версией мессенджера, а не мобильной. Кто знает, вдруг Телеграм, как и Ватсап, выходит в сеть только через телефон.
Почему в Телеграм не доходят и не отправляются сообщения и способы решения
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Об этом не стоит беспокоиться. В Телеграм нет проверки по имени и фамилии, как, например, в ВК и других социальных сетях.
Почему иногда блокируют номер телефона в Телеграме и как можно снять бан
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Спам Бот позволяет определить наложенные ограничения, а не полную блокировку. Например, с такими ограничениями пользователь может листать каналы в Телеграм и даже подключаться к группам. Однако писать кому-либо он не сможет до снятия ограничений.
Почему иногда блокируют номер телефона в Телеграме и как можно снять бан
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Не подскажете, удалось ли Вам решить проблему? Вообще, вечных банов в Телеграм нет. Скорее всего Ваша проблема связана не с баном аккаунта, а некорректно введенным номером телефона.
Почему иногда блокируют номер телефона в Телеграме и как можно снять бан
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Если не ошибаюсь, то вечного бана в Телеграм вообще нет, либо для его получения нужно совершить очень много нарушений правил мессенджера. В любом случае, не стоит переживать из-за бана. Главная проблема заключается в том, что после разблокировки пользователь может потерять доступ ко всем файлам и перепискам. То есть, единственное за что стоит переживать, так это сохранность переписок и вложений в них.
Почему иногда блокируют номер телефона в Телеграме и как можно снять бан
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Кстати, да, полезный инструмент. Правда Win Tweaker, несмотря на отсутствие дополнительных меню настроек, требует качественной настройки. Отключение важных компонентов, которые изначально кажутся бесполезными, может привести к неработоспособности некоторых программ. Помнится, из-за Win Tweaker-а у меня в один момент перестала работать панель задач. В любом случае, благодарим за дополнение нашего материала своим опытом.
Как на ОС Windows 10 навсегда удалить защитник – 7 способов
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Понимаем Ваше негодование, однако вынуждены зацензурить неприемлемые слова в Вашем комментарии. Сами понимаете, ни поисковики, ни другие пользователи не любят ругательства...
Leboard ru – что это за сайт, стоит ли его опасаться?
Лёня
Лёня
Спасибо, твой алгоритм помог)
Вирус закрывает браузер и блокирует антивирусы – как удалить троян
Надежда
Надежда
Здравствуйте, мой аккаунт взломали, началась спам рассылка всем контактам и в группы. Пришлось удалить приложение. При создании нового аккаунта пишет "Сожалеем номер заблокирован" Писала в Техподдержку несколько раз, нет ответа ни на одно письмо. На данный момент привязать новый аккаунт к старому номеру телефона не получается. Как разблокировать или куда обратиться?
Как восстановить аккаунт в Телеграме после удаления страницы и проблемы
Никита
Никита
Телеграм не отправляет сообщения ,просто значок загрузки сообщения и так по минут 30 ,потом снова отрпавляет нормально ,а затем опять зависает всё.Причем и с компьютера и с телефона .Что делать ????
Почему в Телеграм не доходят и не отправляются сообщения и способы решения
Бобрик - Гений
Бобрик - Гений
Бары идут не на аккаунты, а на привязанные к нему номера телефонов. Тобиш выход один - покупать новую симку
Почему иногда блокируют номер телефона в Телеграме и как можно снять бан
Бобрик - Гений
Бобрик - Гений
Нет, если вы поменяете номер телефона, то все данные будут по новый, тобиш банк не будет!
Почему иногда блокируют номер телефона в Телеграме и как можно снять бан
Бобрик - Гений
Бобрик - Гений
Меняйте номер телефона - единственный выход
Почему иногда блокируют номер телефона в Телеграме и как можно снять бан
маа
маа
вам писали что требуется несколько дней?? разве при блокировке номера телеграм не выдает надпись "извините.этот номер телефона заблокирован"?? откуда вы знаете,что это на несколько дней? просто у самой такая же проблема,страшно что на всегда,ибо возможности новую симку купить нет
Почему иногда блокируют номер телефона в Телеграме и как можно снять бан
Дмитрий
Дмитрий
Как я понял если его нет то вот команда @echo off dir /b C:\Windows\servicing\Packages\Microsoft-Windows-GroupPolicy-ClientExtensions-Package~3*.mum >find-gpedit.txt dir /b C:\Windows\servicing\Packages\Microsoft-Windows-GroupPolicy-ClientTools-Package~3*.mum >>find-gpedit.txt echo Ustanovka gpedit.msc for /f %%i in ('findstr /i . find-gpedit.txt 2^>nul') do dism /online /norestart /add-package:"C:\Windows\servicing\Packages\%%i" echo Gpedit ustanovlen. pause
8 способов убрать ограничение скорости интернета на Windows 10
saf1ks
saf1ks
И почему?хахахах
Создание прикольных ролей для Дискорда, как их добавить на сервер и настройка
сергей
сергей
Win10 Tweaker Pro в помощь , не только отключает , но и удаляет подчистую ))
Как на ОС Windows 10 навсегда удалить защитник – 7 способов
Лео
Лео
Самый *** сайт. Ничего не продаётся. Вообще.
Leboard ru – что это за сайт, стоит ли его опасаться?
Жандос
Жандос
Заблокировался номер телеграмм
Почему иногда блокируют номер телефона в Телеграме и как можно снять бан
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Рады, что смогли помочь. Благодарим за обратную связь.
Устраняем ошибку: неправильная секция установки службы в этом inf файле MTP
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Калькулятор по умолчанию предустановлен на всех версиях Windows. По крайней мере, на Windows XP он уже точно был. Про более ранние версии уже не помню. В общем, скачивать калькулятор нет необходимости. Достаточно просто выполнить одно из действий в материале, чтобы открыть калькулятор.
Где найти и как запустить калькулятор на Windows 7/8/10: все способы
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Наш портал никак не связан с упомянутым Вами сайтом. Мы не можем управлять учетными записями и взаимодействовать с модераторами того сайта. Рекомендуем обратиться за помощью в техподдержку сайта Leboard.
Leboard ru – что это за сайт, стоит ли его опасаться?
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Всегда рады услышать положительные отзывы о нашей работе. Благодарим за обратную связь.
Что делать, если на Рабочем столе Windows 10 не перемещаются значки
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Хм, задумка интересная. Однако для Ваших целей больше подходит Дискорд, нежели Телеграм. В нем можно добавлять пользователь в одну группу (сервер), а после распределять по подгруппам (каналам). В Дискорде очень мощная система для модерации серверов, можно управлять правами каждой группы пользователей.
Как из обычной сделать супергруппу в Телеграме, как создать и можно ли удалить
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Для калибровки датчиков необходимо взять в руки телефон и рисовать им восьмерку в воздухе. То есть нужно взять в руку смартфон и плавными движениями опускать его вниз и вверх, попутно поворачивая его по горизонтали и вертикали. Траектория руки должна соответствовать символу восьмерки. После этих манипуляций гироскоп стабилизируется и откалибруется.
Калибровка и настройка гироскопа Android, как включить и почему не работает
Света
Света
не помогло
Как на Андроиде можно восстановить заметки – 3 способа и инструкция
Чорный властелин
Чорный властелин
Каво?
Отключаем вредную настройку на Android: нещадно ест батарею – что деактивировать
Николай
Николай
Спасибо огромное. Все получилось.
Устраняем ошибку: неправильная секция установки службы в этом inf файле MTP
Нина
Нина
я хочу устоновить колкулятор на свой компьютерь
Где найти и как запустить калькулятор на Windows 7/8/10: все способы
Нина
Нина
я хочу устоновить калькулятор на свой комьютер
Где найти и как запустить калькулятор на Windows 7/8/10: все способы
Александр
Александр
Спасибо бро
8 способов решения проблемы нехватки электропитания порта USB в Windows 10
Модератор
Модератор
Удалите мою учетную запись
Leboard ru – что это за сайт, стоит ли его опасаться?
Модератор
Модератор
Модератор. сайта знакомства Leboard.ru удалите мой аккаунт..Шаяхметова Гульсим
Leboard ru – что это за сайт, стоит ли его опасаться?
Эндрю
Эндрю
Спасибо за труды! Заработало!
Что делать, если на Рабочем столе Windows 10 не перемещаются значки
Рома
Рома
Как не хватает приватных тем в супргруппе. Все хорошо, но чтобы допустим объединить несколько рабочих чатов в один, есть разделы, которые другим лучше не видеть, например бухгалтерия (добавить к доступу в тему определенных людей, а для других история и доступ в тему будет закрыт)
Как из обычной сделать супергруппу в Телеграме, как создать и можно ли удалить
Брайн
Брайн
Здраствуйте как отколибповать гироскоп когда пишет что он неоткалиброван
Калибровка и настройка гироскопа Android, как включить и почему не работает
Катя
Катя
не могу зайти в тг уже 26 дней, с 31 декабря
Почему иногда блокируют номер телефона в Телеграме и как можно снять бан
Андрей
Андрей
Так не пользуйся тлф для серфинга по сети. У тлф иное предназначение, максимум что можно--так это проверить почту. И не устанавливая на тело всякие мутные приложения с играми перепичканые рекламой. Я пользуюсь исключительно компьютером. С настроенным адблоком в браузерах. У меня страница тут и везде абсолютно чистые.
Отключаем вредную настройку на Android: нещадно ест батарею – что деактивировать
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Про Recuva есть много гайдов на нашем сайте, да и в интернете. Видимо поэтому автор решил не писать про нее снова, дабы не дублировать и без того известную в сети информацию.
Как восстановить пропавшую с телефона на Андроид музыку
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Нет, администратору канала эта информация недоступна. Если не ошибаюсь, в Телеграм вообще нет системы отслеживания репостов, как в ВК или Facebook. Это значит, что модераторы и администраторы не будут знать, кто просмотрел их записи и куда он их пересылал.
Кто видит папку Избранное в Телеграме и для чего она нужна, как что-то добавить
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Увы, но данные из удаленного Телеграм-аккаунта восстановлению не подлежат. Это связано с особенностями хранения и шифрования файлов на удаленном сервере Телеграма.
Как восстановить аккаунт в Телеграме после удаления страницы и проблемы
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Увы, но проблемы с DLL-файлами редко решаются сразу. Дело в том, что одна DLL-библиотека может находиться в разных пакетах и везде выполнять разные задачи. В таком случае пользователю приходится тратить много времени на поиск нужного модуля. В любом случае, надеемся, что Вы найдете решение своей проблемы.
Исправляем ошибку “Отсутствует vcruntime140.dll”
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Рады, что смогли помочь Вам решить проблему.
Калибровка и настройка гироскопа Android, как включить и почему не работает
Moderator
Moderator
Здравствуйте. В таком случае придется ждать ответа от поддержки. Нам пока неизвестны способы, позволяющие обойти двухфакторную аутентификацию. А вообще, если Вам удастся восстановить доступ, то рекомендуем самостоятельно включить двухфакторную аутентификацию, чтобы злоумышленники не могли взломать Ваш аккаунт.
Как восстановить аккаунт в Телеграме после удаления страницы и проблемы
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Интересный совет, не приходилось раньше работать с Rkill. Благодарим за дополнение нашего материала своим опытом. Ваши советы могут помочь другим читателям нашего сайта.
Kaspersky Virus Removal Tool – что это за программа
Moderator
Moderator
Здравствуйте. Понимаем Ваше негодование. Если операторы и дальше не будут помогать Вам, то Вы можете написать на них заявление. Принудительное подключение и списывание неиспользованных услуг - это преступление, которое наказывается мерами, указанными в Законе "О защите прав потребителей".
Как позвонить оператору сотовой связи Феникс – способы и описание компании
Adblock
detector