Что это за программа Доксинбокс, ее обзор и функции, как пользоваться
Пользователи часто задаются вопросом, что за программа Доксинбокс, ее обзором и доступными функциями. Это программное обеспечение представляет собой систему автоматизации документооборота для ресторанного бизнеса. Благодаря использованию такого софта удается упростить взаимодействие ресторана с государственными органами и поставщиками. При этом удается обеспечить защиту заведения от штрафов, получать лучшие цены и быстро отправлять накладные.
СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:
Что это за программа
Эта программа используется для ведения автоматического документооборота для ресторанов в едином удобном интерфейсе. С помощью DocsInBox удается выполнить настройку работы с ЕГАИС, «Честным знаком», «Меркурием». Благодаря систематическим обновлениям ресурса удается работать с соблюдением правил федеральных систем. Это помогает избежать появления ошибок и получения штрафных санкций.
С помощью программы DocsInBox уменьшаются затраты на бумажную работу и даже удается сэкономить на ФОТ. Учет спиртных напитков в приложении происходит автоматическим способом. При этом алкодекларации сдаются в течение 5 минут. Пользователи могут использовать любой девайс для проведения инвентаризации и создания электронной накладной. К тому же ресурс дает возможность осуществлять контроль закупочных цен, выбирать поставщиков с наиболее выгодным соотношением цены и качества и следить за отзывами о качестве их работы.
Ее функционал
К основным опциям софта стоит отнести следующее:
- Маркировка – позволяет избежать штрафных санкций за приемку и списание маркированной продукции.
- ЕГАИС – помогает сгенерировать алкогольную декларацию в течение 5 минут.
- Накладные – дают возможность уменьшить затраты на ручную выгрузку накладных в систему учета.
Плюсы и минусы
К преимуществам софта стоит отнести следующее:
- Выгрузка поставщиком накладных из своей системы. При этом ему не требуется ничего менять – достаточно установить бесплатную обработку. Если у поставщика имеется только Excel, он сможет переслать накладную на особую почту заведения. Оттуда она трансформируется в формат, который нужен для системы.
- Готовая интеграция с наиболее востребованными ресторанными решениями. Это касается таких продуктов, как 1C, Tillypad, QuickResto.
- Наличие софта для смартфонов для приемки. Сотрудник может обозначить вычерки в накладной в любом месте. Программу допустимо применять и для приемки или списания спиртного.
- Возможность отправки заказов в цифровом виде. При этом удается держать под контролем стоимость, прайс-листы, остатки. Если владелец ресторана не доверяет сотрудникам, в софте предусмотрены жесткие шаблоны заказов. Впоследствии их сможет переслать поставщику только основной закупщик.
- Возможность перехода к сертификатам непосредственно из накладной. Их можно погасить вручную или выставить по времени.
- Наличие блока для оценки бухгалтеров, товароведов, барменов. В программе даже присутствует автоматическая обработка алкодекларации в течение 15 минут.
- Возможность организации юридически значимого документооборота с поставщиками.
При этом софт обладает и рядом минусов:
- Необходимость перехода поставщиков на DocsInBox или желание к нему подключиться.
- Высокая стоимость для заведений, которые работают в формате одиночных киосков. Также это касается одиночных ресторанов, которые имеют несколько поставщиков и небольшой документооборот. Однако, по мнению экспертов, в кризисные времена пользователи могут получить весьма выгодное предложение.
Как пользоваться
Применять приложение несложно. При этом пользователям важно понимать, как пройти процедуру авторизации в DocsInBox.
Как войти
Чтобы начать работать с системой на ПК, рекомендуется сделать следующее:
- Ввести в веб-обозревателе адрес https://dxbx.ru. Лучше всего использовать Google Chrome или Opera. Важно применять браузер в стандартном режиме. В приватном формате система работать не будет.
- На странице авторизации ввести логин и пароль и кликнуть на пункт «Вход».
- При необходимости можно поменять реквизиты в личном кабинете. Там же удастся активировать отправку отчета об отклонении цен на e-mail.
- Для изменения прав доступа обратиться в службу технической поддержки компании.
Авторизоваться в системе можно и через мобильное приложение. Официальный софт для смартфонов удастся загрузить в Google Play и App Store. Чтобы пройти процедуру авторизации, требуется ввести следующие данные:
- логин – представляет собой почту, на которую оформлен профиль;
- пароль – пользователь указывает его при регистрации;
- ПИН – представляет собой 4-значный код, который был отправлен в письме при регистрации профиля.
Важно учитывать, что программу нельзя использовать для работы с несколькими ресторанами сразу. При работе с рядом компаний между ними можно переключаться. Для этого важно, чтобы профиль имел доступ к таким торговым точкам. При этом юзерам доступно неограниченное количество переключений.
Для смены юридического лица в мобильном приложении рекомендуется сделать следующее:
- Зайти в меню «Еще».
- Кликнуть на строку «Сменить юридическое лицо».
- Выбрать ресторан, который планируется использовать в приложении.
Работа с документами
Документы отправляются в систему поставщиком при помощи таких каналов:
- из системы 1С через модуль выгрузки;
- через электронную почту в формате файлов;
- при помощи системы ЕГАИС;
- из своих учетных систем.
При наличии файла накладной в формате, который поддерживает программа, его можно загрузить самостоятельно. Для этого в перечне накладных требуется кликнуть на пункт «Импорт». После чего стоит зайти в меню «Импорт накладной из файла». При завершении импорта с ошибкой рекомендуется обращаться в службу поддержки.
Сравнение с аналогами
Существует много видов аналогичного софта с похожими функциями. При этом каждая из программ отличается своими особенностями. Вместо DocsInBox допустимо использовать такие приложения:
- Saby (СБИС) Presto – представляет собой единую систему автоматизации для всех бизнес-процессов, которые характерны для ресторанного бизнеса. Ее могут использовать кафе, столовые, пекарни, службы доставки.
- YUMA – это экосистема автоматизации ресторанного бизнеса, которая соответствует международному уровню и предоставляется совершенно бесплатно. При этом пользователи могут вести складской учет, осуществлять управления продажами и выполнять настройку системы лояльности в одном окне. Софт для курьеров, официантов и кухни поможет ускорить обработку заказов. При этом сайт и приложение для клиентов позволят увеличить число интернет-заказов.
- SWiP – эта цифровая программа лояльности создана на основе искусственного интеллекта. Она помогает удерживать и повышать активность покупателей. Причем добиться нужного эффекта удается полностью в автоматизированном формате.
DocsInBox представляет собой продвинутое решение для ресторанного бизнеса. Это приложение помогает автоматизировать документооборот, увеличить скорость работы и защититься от штрафных санкций.
