Как в СБИС можно отправить приглашение к ЭДО контрагенту – инструкция
Электронный формат труда, в частности ЭДО (электронный документооборот) в течение нескольких лет превратился в норму современного бизнеса. Рассмотрим один из наиболее используемых сервисов по документообороту – систему бухгалтерской и складской отчетности (СБИС). Узнаем, как в СБИС отправить нужное приглашение к ЭДО своему контрагенту, в том числе в электронных сервисах Диадок и 1С.
СОДЕРЖАНИЕ СТАТЬИ:
Как отправить ЭДО
Прежде всего, нужно выслать приглашение партнерам в письменной форме. Допустимо высылать обращение без жестких рамок в формате, главное соблюдать правила деловой переписки. При отправке письма контрагенту существует три опции:
- Сообщение отправлено, но при этом не получен ответ. Для этого нужно отправить приглашение заново, описав в файле примеры плюсов системы.
- Фирма пока не пользуется системой. Для этого договоритесь о сотрудничестве в системе и заново отправьте приглашение. Дождитесь обратной связи.
- Фирма работает с системой. В этом случае достаточно выслать пригласительное письмо на взаимодействие и обмениваться важными файлами в цифровом формате.
В СБИС
В системе документооборота СБИС существует два распространенных варианта настроить работу ЭДО с организациями: через карточку партнера и приглашение из документа. Рассмотрим оба.
Через карточку партнера:
- В окне «Контрагенты» войдите в пункт «Поиск и приглашение».
- Введите в поисковой строке ИНН или наименование организации.
- В появившемся списке компаний выберите название нужной вам и кликните ЛКМ на «Отправить приглашение».
Направить запрос из документа можно следующим образом:
- Нужно создать и корректно заполнить графы документа.
- Далее нажать «Отправить» и выбрать пункт «Saby (СБИС)». Система предоставит возможность выслать файлы документации и сформировать запрос на электронную почту. Напишите e-mail компании.
- Кликните кнопку «Отправить».
Вы получите соответствующее сообщение, когда компания отклонит или примет ваш запрос.
В Диадок
Сервис Диадок входит в список доверенных программ ЭДО ФНС РФ. Здесь можно проверить и пригласить к электронному документообороту не только одну, но и несколько компаний сразу.
Контрагенты подразделяются на следующие группы:
- Еще не работают с Диадок. Они увидят сообщение, войдя на веб-сайт в первый раз.
- Взаимодействуют с документооборотом в других программах. Автороуминг позволяет им видеть в сервисе запрос с предложением.
- Получили доступ к программе, но при этом еще не обменивались файлами.
- Активно взаимодействуют с сервисом и видят уведомления на сайте.
Чтобы направить заявку в Диадок, нужно выполнить следующие шаги:
- Открыть поиск внутри системы.
- Найти нужную организацию из общего списка.
- Навести на нее стрелку мыши.
- Выслать запрос.
- В случае необходимости можно прикрепить к бизнес-приглашению один файл.
- Также при необходимости продублируйте письмо на email компании. Письмо высылается автоматом, когда в поле указана дополнительная электронная почта.
- Далее в разделе ожидания ответов нужно отслеживать статус отправки и получения.
- Как только организация примет запрос, ее наименование отобразится в актуальном списке контактов.
В разделе «Контрагенты» можно смотреть входящие и исходящие заявки, а также организации и контакты, которые были заблокированы.
В 1С
Чтобы выслать заявку на вступление к электронному документообороту в 1С организации, работающей с Таксом или 1С – достаточно выслать запрос прямо из документа. В том случае, когда вы еще не настроили обмен документами, система предоставит вариант отправки сообщения сотрудничающей с вами организации. В том случае, когда бизнес-компания пользуется другим провайдером, отличным от вашего, нужно выполнить дополнительную настройку. Для этого необходимо выбрать нужного оператора и отправить запрос партнеру. Процесс подключения ЭДО в системе 1С порой занимает до десяти рабочих дней.
В версии 1С: 8.3 запрос на обмен электронными файлами в ЭДО высылается с помощью вкладки «Администрирование». В ней выбирается «Обмен ЭДО». После этого останется только наблюдать за статусом обращения.
Возможные проблемы
Наиболее часто встречающиеся проблемы при работе с системой:
- Некорректное отображение документов.
- Отклоняются входящие запросы к роумингу.
- Несоответствие количества подписей количеству вложений.
- Аннулирование не поддерживается оператором.
- От контрагента из Диадок не получено приглашение.
- Зависает система при пересылке приглашения или заявки к роумингу.
- Всплывает ошибка «Контрагент не принял приглашение, роуминг не настроен».
- Отсутствие второго значка подписи контрагента на полученном документе.
