Как можно подписать файл электронной подписью sig – инструкция и 4 способа

Создание файла электронной подписи sig требуется при отправке различных документов в государственные инстанции. При этом он содержит информацию об авторе и служит подтверждением того, что в заверенном тексте нет правок. При этом далеко не каждому пользователю известно, как можно подписать файл электронной подписью sig. Существуют разные способы реализации этой опции. Для этого применяется много программ.

Что подготовить для подписи

Чтобы подписать электронный документ, требуется подготовить следующее:

• Окончательная редакция документа, который нужно подписать. После генерировании ЭЦП внести правки уже не удастся.
• Действующий квалификационный сертификат ЭП. Российское законодательство говорит о том, что квалифицированная электронная подпись представляет собой единственный вид, который наделяет документ юридической силой. При этом заключать между сторонами электронного документооборота дополнительные соглашения не требуется.
• Средства ЭП. Рассматриваемая технология предполагает применение ряда программных средств, которые требуется установить на свой ПК.
• Программа для создания ЭП. Для этого допустимо применять онлайн-ресурсы, отдельный софт или плагины.

Алгоритм подписывания файла

Чтобы подписать файл электронной цифровой подписью, допустимо прибегнуть к самым разным методам. При этом важно ориентироваться на тип объекта.

Word и Excel

Чтобы наделить документ, созданный в Word или Excel, юридической силой, требуется вначале провести инсталляцию КриптоПро Office Signature. Он представляет собой особый программный модуль, который дает возможность создавать и проверять ЭП в соответствии с алгоритмами офисных программ.

Стоит учитывать, что порядок действий при подписании документов для разных версий MS Office бывает разным. Для софта, начиная с версии 2010 года, требуется выполнить такие действия:

• Зайти на вкладку «Файл» и выбрать меню «Сведения».
• Кликнуть на пункт «Добавить электронную подпись».

• Перейти в окно «Подписание» и кликнуть на пункт «Изменить». Тут стоит выбрать личный сертификат ЭЦП.

• Нажать на пункт «Подписать».

При защите ключевого контейнера паролем его требуется указать в соответствующем окне. При правильном введении комбинации символов высветится уведомление о том, что документ успешно подписан.

Важно учитывать, что, если сгенерировать подпись в одной версии КриптоПро Office Signature, а для проверки использовать другую, результаты отобразятся неправильно.

PDF

Чтобы создать и проверить ЭП в программах для работы PDF-файлами, стоит использовать специальный софт. Этот модуль называется КриптоПро PDF. Чтобы использовать его, для начала рекомендуется установить и настроить Acrobat Reader DC или Adobe Acrobat Pro.

При использовании Acrobat Reader DC требуется сделать следующее:

• Перейти в меню «Редактирование».
• Выбрать пункт «Установки».

• Нажать на раздел «Подписи».
• Перейти в блок «Создание и оформление» и выбрать пункт «Подробнее».

• Зайти в раздел «Метод подписания». Тут рекомендуется по умолчанию установить «КриптоПро PDF».

Для подписания файла в формате PDF стоит выполнить следующие действия:

• Открыть документ при помощи Acrobat Reader DC.
• Кликнуть на пункт «Заполнить и подписать». Он располагается с правой стороны панели инструментов.

• Нажать на пункт «Сертификаты». При отсутствии этого раздела в перечне его можно добавить. Для этого рекомендуется воспользоваться настройками панели инструментов.

• Кликнуть на пункт «Поставить цифровую подпись».

• Выделить зону, в которой планируется разместить ЭЦП. На следующем этапе высветится окно, в котором требуется выбрать цифровое удостоверение.
• Нажать на пункт «Подписать».

Установка отдельной программы

Для того чтобы ставить подпись на документах любого формата, стоит воспользоваться специальным софтом – в частности, КриптоАРМ. Этот ресурс позволяет подписывать файлы с расширениями rar, jpeg, png, ppt и другими.

Этот софт имеет ряд версий, которые отличаются по функциям. Базовым вариантом считается КриптоАРМ Старт, который имеет минимум возможностей. При этом программа считается совершенно бесплатной. Платные версии обладают тестовым периодом, в течение которого будут доступны все возможности.

Чтобы подписать документ, рекомендуется перейти в главное окно программы или воспользоваться контекстным меню. Алгоритмы имеют некоторые отличия, однако в любом случае нужно выбрать раздел «Подписать» и выполнять инструкции. Софт предложит установить следующие параметры:

• Число файлов, которые требуется подписать. При этом допустимо поставить подпись на нескольких объектах или папке с документами.

• Формат подписи. Она может быть присоединенной или отсоединенной. В первом случае ЭП будет частью файла, во втором – появится отдельный объект, который имеет расширение sig.
• Сертификат, который требуется использовать для подписания документа.

При использовании этого вида программного обеспечения рекомендуется принимать во внимание тот факт, что в бесплатной версии можно установить только базовую квалифицированную ЭП. Это означает, что она не позволяет проверить время подписания документа и статус сертификата.

Чтобы создать объект с расширением sig, допустимо прибегнуть и к другим программам. К наиболее востребованным видам софта стоит отнести следующее:

• Контур.Крипто – назначением ресурса считается подписание и кодирование документов. Приложение работает с разными сертификатами, которые выдаются удостоверяющими центрами. При этом программное обеспечение помогает сгенерировать усовершенствованную цифровую подпись, которая имеет пометку времени. После заверения открепленная ЭП появляется около исходного объекта. Готовые документы разрешается отправлять по электронной почте.
• Microsoft Outlook – для подписания документа требуется пройти авторизацию в почте, которая применяется при регистрации сертификата.

• КриптоПро Office Signature – представляет собой плагин, который предназначается для генерирования присоединенной подписи. ЭП может отражаться после текстовой информации или присутствовать в отдельной вкладке. Строку подписи можно перемещать или проставлять в разных местах.
• КриптоПро PDF – ресурс позволяет заверять документы соответствующего формата. При этом подпись бывает скрытой или видимой. Приложение позволяет настраивать правки, при внесении которых цифровая подпись не потеряет своей силы. Это, в частности, касается добавления комментариев.

Использование веб-сервиса

Подписать документ можно и без установки специального программного обеспечения. Для этой цели, в частности, стоит воспользоваться онлайн-ресурсом Контур.Крипто. Он представляет собой бесплатную программу, которую допустимо использовать для создания и проверки ЭП.

С помощью этого софта можно шифровать электронные файлы и выполнять их расшифровку. При этом ресурс позволяет ставить подпись не только на отдельном объекте, но и на целом пакете файлов или архивов. К тому же сервис дает возможность генерации подписи документа двумя или больше лицами.

Использовать программу удастся только после регистрации и автоматической инсталляции на ПК софта для криптографических процедур. Ресурс отличается интуитивно понятным интерфейсом. Для подписания электронного документа рекомендуется выполнить следующее:

• Загрузить на портал документ, который требуется подписать. При этом можно использовать файлы любых форматом размером не больше 100 мегабайт.

• Выбрать сертификат, который планируется использовать для подписи документа.
• Сгенерировать файл подписи. После нажатия на пункт «Подписать» ресурс сформирует каталог с исходным документом и подпись с таким же названием. При этом она будет обладать расширением sig. Стоит отметить, что сам файл и ЭП для него будут храниться на сервере. Их можно скачать и на ПК.

• Отправить документ получателю. Файл и подпись для него можно отправить непосредственно с онлайн-ресурса. При этом получателю придет ссылка на документ, который сохранен в Контур.Крипто. Также допустимо загрузить пакет документов на ПК и переслать при помощи любого почтового клиента.

При использовании ресурса Контур.Крипто рекомендуется принимать во внимание следующее:

• Сервис можно использовать для создания только отсоединенной подписи.
• Проверить подпись, сгенерированную в Контур.Крипто, можно в любой программе, которая работает с отсоединенными ЭП.

Электронная цифровая подпись в формате sig представляет собой удобный инструмент, который позволяет заверять самые разные типы документов. Для его генерирования можно использовать специальный софт или онлайн-ресурсы.