Как можно настроить автоответ в Outlook на время отпуска – инструкция

Microsoft Outlook представляет собой одну из наиболее востребованных программ, которая предназначена для работы с электронной почтой. Тут присутствует много удобных и полезных опций, которые помогают упростить процесс обмена корреспонденцией. Многие юзеры попадали в ситуацию, когда долгое время не получалось ответить на какое-то письмо. В таком случае возникает вопрос, как можно настроить автоответ в Outlook.

Создание автоответа об отсутствии в Outlook: как это сделать

Если хочется использовать автоответчик ресурса в домашних условиях или в организации нет Exchange, можно создать правило, которое помогает отправлять уведомления об отсутствии. Более того, тут есть возможность создавать различные оповещения в зависимости от адресата или для различных тем письма. На первый взгляд это кажется сложным, однако на самом деле достаточно выполнять несложные действия.

Инструкции могут немного отличаться в зависимости от редакции офисных программ. Однако общий принцип является одинаковым. Итак, для настройки опции стоит сделать следующее:

• Создать шаблон автоматического ответа. Для этого рекомендуется нажать на пункт «Создать сообщение» и заполнить основное поле. При этом вводить тему и адресатов не требуется.
• Сохранить шаблон. Для этого рекомендуется зайти в меню «Файл» и выбрать пункт «Сохранить как». При этом важно выбрать формат шаблона.

После этого рекомендуется установить автоматический ответ. Чтобы получить нужный результат, рекомендуется совершить такие действия:

• Загрузить Outlook и выбрать строку «Файл». Тут должен присутствовать раздел «Сведения».
• Нажать на пункт «Правила и оповещения». После этого запустится новое окно.

• Задать, что правило будет применяться ко всем сообщениям, которые были получены.
• Если требуется настроить автоматический ответ на период отпуска, нажать на кнопку «Дальше». После чего требуется подтвердить свои намерения во всплывающем окне.

• На следующем этапе выбрать строку «Ответить, используя указанный шаблон».
• Установить свой собственный шаблон. Для этого рекомендуется нажать на гиперссылку и найти его.

• Нажать на пункт «Готово», чтобы сохранить новое правило. Важно удостовериться, что в чекпойнте «Включить правило» установлена галочка.

При этом программа позволяет создавать несколько правил. Благодаря этому Outlook будет отвечать различным группам юзеров, используя свои шаблоны.

Быстрая настройка уведомления об отсутствии в Outlook через функцию «Автоматические ответы»

Чтобы настроить отправку автоответа на входящие сообщения, допустимо воспользоваться опцией «Автоматические ответы». Для этого не требуется использовать какие-либо специальные настройки. Этот метод работает во всех актуальных редакциях Outlook. Однако его допустимо применять только для профилей на сервере Microsoft Exchange. Если такого профиля нет, этот метод применять не удастся.

Итак, для получения нужных результатов требуется выполнить следующие действия:

• Загрузить Outlook и кликнуть на вкладку «Файл». Она располагается слева вверху.
• В меню «Сведения» нажать на пункт «Автоматические ответы».

• Установить опцию «Отправлять автоответы».
• Установить галочку «Отправлять только в течение следующего периода». Тут необходимо установить даты начала и завершения рассылки. Если ничего не вводить, автоответы начнут отправляться с текущего момента. Это будет происходить до отключения опции.

• При использовании ресурса в качестве рабочей почты стоит создать менее формальное сообщение для коллег в пределах организации и более формальный вариант для деловых контактов за пределами компании. При этом текст сообщения для каждого варианта нужно ввести в соответствующем разделе.
• В текстовой информации стоит указать дату окончания своего отпуска. Также стоит ввести имя и e-mail человека, с которым можно связаться по срочным вопросам.

• Подтвердить создание уведомления. Для этого рекомендуется нажать на кнопку «Ок».

Настройка автоответа в Outlook позволяет отправлять письма во время отпуска или отсутствия. При этом добиться нужных результатов можно разными путями – достаточно четко следовать алгоритму.