Что за программа SharePoint от Microsoft и для чего она нужна, ее плюсы и минусы

Компания Microsoft, разработчик SharePoint, не уточняет, что это за программный продукт и для чего нужен пользователю. Придется разбираться самостоятельно. В то время как потенциал ПО заслуживает уважения. Это совместная работа, сохранение документов. Что может оказаться важным для тех, кто работает удаленно, вынужден поддерживать связь с коллегами на расстоянии.

Что такое SharePoint и для чего он нужен

SharePoint представляет собой многозадачный инструмент для работы с файлами. Точнее, документами. Интегрируется в привычный всем Ворд и не только. Все компоненты пакета Microsoft Office. Позволяя отслеживать путь документа. Включая изменения в релизах пакета. Кроме того, платформа содержит массу дополнительных опций: напоминания, задания. Даже возможность чатов онлайн.

Основные программные продукты в составе Microsoft SharePoint

ПО, продукт включает в себя 2 основных компонента. Это непосредственно клиент Microsoft SharePoint Foundation (ранее – WSS или Windows SharePoint Services) и дизайнерский инструмент. Microsoft SharePoint Server. То есть серверное хранилище.

По мере развития ПО менялись условия использования продукта. В ранней версии (Microsoft SharePoint Foundation) услуги предоставлялись бесплатно. При этом базовый функционал в приложении присутствовал. Позволял редактировать файлы. Сохранять проекты. Отслеживать версии, движение документа.

Затем появился релиз 2010 года. И здесь пользователей, компании ждали сюрпризы. Хотя бы в виде необходимости платить за пользование продуктом. При этом остались неизменными главные функции пакета. Интеграция в Офис, работа с файлами.

Еще один компонент, MOSS (Microsoft Office SharePoint Server), предназначен для связи с пакетом MS Office. В состав входили инструменты анализа, специальные библиотеки. MOSS работал в оболочке браузера. Ранее позиционировался как SharePoint Server, SharePoint Portal Server.

Очередной продукт, названный SPW (Microsoft SharePoint Workspace), в корне изменил подход к работе приложения. Отныне ПО приобрело вид HTML-редактора. Посредством Microsoft Expression Web программа подключалась к программной среде, используя рендерный движок.  Удивительно, но продукт весной 2009 года вновь стал бесплатным.

Новый релиз, датированный 2013 годом, принес неожиданные изменения. Отныне пакет Microsoft SharePoint расширил функциональность. Позволил контролировать:

• потоки поступающей информации;
• принимать решения;
• управлять процессами.

Особый акцент сделан на обращении с «облаком». Microsoft все чаще предлагает пользователям, компаниям хранение данных не на локальных ресурсах, а на удаленном сервере. В облачном хранилище. Утверждается, что подобный подход обеспечивает независимость от привычных носителей. И безопасность персональных данных. Что немаловажно.

SharePoint Foundation допустимо использовать без MOSS. Это влияет на функциональность. Но снижает стоимость продукта. В «урезанной» версии ПО лишено бизнес-анализа, настройки ЛК сотрудника. А также использования веб-форм. Но многие делают выбор в пользу облегченного SharePoint. Особенно частные пользователи, компании. У корпоративных выбор богаче. Им доступны дополнительные составляющие. Это Designer (SPD) и Workspace.

Sharepoint Designer представляет собой HTML-редактор для работ с веб-страницами. Используется визуальный режим. Поэтому пользователю не нужно обладать навыками создания кодов, владения HTML. Интерфейс ПО интуитивно понятен. Что обеспечивает заслуженную популярность программы.

Для получения информации нужен доступ к сети. И тогда возможна загрузка файлов хоть из Москвы, хоть из Токио. Еще один важный нюанс - синхронизация данных на ПК и в интернете. Включая задачи, обсуждения, доступ к библиотекам.

Допускается работа офлайн. Поскольку требуемая информация автоматом заносится в кэш. При новом подключении данные будут обновлены. Возможности SharePoint позволяют настроить, оптимизировать процессы организации. Повысить продуктивность всех секторов офиса, компании.

Корпоративный портал SharePoint

Нюансы корпоративного релиза состоят в том, что пакет «из коробки» придется дорабатывать. Настраивать под конкретные нужды пользователей, компании. То есть этим должны заниматься профессионалы, а не рядовые юзеры. Подстройка может включать:

• разработку страниц;
• создание узлов;
• оптимизацию структуры.

Таким образом, корпоративный портал не подходит для тех, кто находится в цейтноте. Хочет быстро получить готовый результат. В том числе для малого бизнеса. Поскольку процесс отстройки растянут во времени. Иногда на месяцы. Но в итоге дает то, что требовалось компании. Действенный инструмент для обработки информации. Оптимизированный и мощный.

Структура портала

SharePoint лишен четко выраженной структуры. Она создается на основе обозначенных задач. Условий использования портала. В большинстве случаев структура продукта следующая:

• Сайты.
• Область портала.
• Библиотеки.
• Перечни.
• Веб-части.

Первая категория включает страницы различного профиля. Сайты групп. Туда входят библиотеки данных, форумы, списки. Со специализацией для сотрудников различных отделов, подразделений. Также здесь могут быть вики-страницы (корректируемые пользователями). Комментарии, обсуждения. Шаблоны, оптимизированные под задачи компании.

Отдельного упоминания заслуживают рабочие области SharePoint. Это веб-страницы, где отдельная группа может обсуждать, дорабатывать проекты. Корректировать конкретный документ. Отслеживая все изменения.

Следующая категория, область портала – по сути, список. Структура внутренней корпоративной сети. Допустимо создание как одноуровневых, так и многоуровневых областей. Список может расширяться сотрудниками. При получении разрешения администратора. Повышая эффективность элемента. Настраивая под конкретные нужды.

Библиотеки – по факту хранилища информации, данных. Расположены на веб-узле портала. Могут включать файлы, таблицы, графику, видео. Все, что необходимо для работы компании, подразделения. Администратор устанавливает право доступа для всех участников процесса.

Перечни или списки – это опциональный инструмент управления процессом. Дополняют библиотеки. Находятся на сайтах групп. В них размещаются ссылки, события, оповещения, контакты, календарь. Другие подобные данные. Редактирование позволяет обновлять информацию. Делает ее актуальной, действенной.

Зачем же нужны списки? Например, модуль отслеживания вопросов, входящий в пакет, это, по сути, перечень отдельных позиций. И включает поля:

• идентификационный номер;
• имя пользователя;
• состояние вопроса (открыт/закрыт);
• приоритетность;
• срок выполнения.

Инструмент позволяет отрабатывать конкретную задачу. Принимать решения. Дополнять заметками, комментариями.

Веб-части – это блоки визуализации для управления страницами. Созданы для корректировки данных, контента на уровне рядовых юзеров. Без отвлечения от работы узкоспециализированных сотрудников. Программистов, сисадминов. И выполнения общей задачи компании.

Какие задачи решает корпоративный портал MS SharePoint

Главная цель SharePoint – оптимизация рабочих процессов. Снижение затрат. Не только в денежном выражении, но и временном. Это не профанация. Результаты, которые обеспечивает внедрение SharePoint, представлены ниже:

• Совместная работа отделов, групп. Командная деятельность – не просто пафосный лозунг из набора офисного менеджмента. Вместе задача решается быстрее, эффективнее. Особенно если организован обмен ссылками, новостями, полезной информацией. И организована коммуникация на уровне компании (мессенджеры, чат).
• Обеспечение доступа к корпоративным данным. Снижаются затраты на поиск информации в сети, поскольку она уже размещена на общем ресурсе. Таким образом сотрудник легко получает файлы, таблицы, контакты. Обучающие ролики, буклеты. И это тоже работает на итоговый результат.
• Прозрачность структуры компании. Все сотрудники, независимо от опыта, стажа работы, возраста, одинаково легко ориентируются в рангах и существующих отделах, службах. Солидный плюс – новичкам проще адаптироваться. Понять, как это работает.
• Контроль выполнения заданий. Списки дают возможность отслеживать все изменения в поставленной задаче. Дополнять, изменять. Отмечать завершенные этапы. «Держать руку на пульсе».
• Автоматизация бизнес-процессов. Готовые списки «отменяют» рутинные действия. Возникает своего рода внутренняя соцсеть, где каждый участник приносит пользу. Комментарии, обсуждения (по делу) помогают улучшить систему. И сделать работу в компании не только дружественнее. Но и эффективнее.

Это далеко не полный перечень возможностей SharePoint. Его можно дополнять, изменять под конкретные нужды. Доказательство действенности инструмента – успешная работа компаний, внедривших его.

Интерфейс портала

Интерфейс – это важная деталь в любом ПО. От его прозрачности, легкости восприятия пользователем зависит действенность всего продукта. Или пакета приложений, что наблюдается в данном случае. С «кривым» интерфейсом любой мощный функционал становится бесполезным. Не выполняет свои задачи. Что умеет SharePoint:

• Создание веб-страниц. Включая блоги, вики, форумы. Важная деталь – доступность рядовым пользователям, не обладающим специальными навыками.
• Публикация контента. В том числе редактирование данных
• Обсуждения. Рабочие темы заданий открыты для дискуссирования. Что помогает завершить их «правильно». И в срок.
• Доступ к хранилищу информации. Для всех сотрудников компании.
• «Удаленка». Независимо от того, находится сотрудник в офисе, дома, командировке, он всегда имеет подключение к проекту.

• Управление данными. Оптимизация доступа позволяет быстро получать требуемую информацию.
• Поиск информации. Корпоративная сеть образует массив таблиц, файлов, ссылок, изображений. Пользователю не нужно самостоятельно заниматься серфингом в сети для получения нужных данных.
• Совместное редактирование. Открыт доступ с ПК, мобильных устройств. Подключенных к порталу.
• Оповещение. Возможности ПО предусматривают создание «напоминалок» по важным задачам, событиям.
• Создание профилей. В аккаунте указываются требуемые контактные данные. Облегчающие связь, общение.
• Отладка бизнес-процессов. Автоматизация данного этапа упрощает настройку. Также помогают готовые формы.
• Генерация отчетов. В том числе и с интеграцией данных из внешних источников.
• Взаимодействие с иными приложениями. SharePoint легко синхронизируется с офисным пакетом, мессенджерами.
• Безопасность. Данные остаются в системе. Никуда не утекают.

При невообразимой полноте функций SharePoint все же не лишен недостатков. Например, полноценной коммуникации для сотрудников там нет. Как и задач, выходящих за рамки заложенных.

Плюсы и минусы

Пора поговорить о том, насколько же хорош пакет ПО. SharePoint популярен. Но совершенству предела нет. Однозначно у него, вместе с преимуществами, присутствуют и недостатки. Что входит в первую категорию:

• Громкое имя, принадлежность к семейству Microsoft, гарантирует получение высококачественного продукта. И поддержку, обновление, закачку свежих релизов.
• Действенная обработка, оптимизация процессов компании.
• Солидный набор встроенных инструментов.
• Возможность настройки, отладки под конкретные цели.
• Взаимодействие с иными продуктами Microsoft.

А теперь о грустном. Перегруженность SharePoint множеством настроек, опций, делают ПО излишне тяжеловесным. Для «подгонки» продукта под конкретные нужды потребуется не только время. Но и специальные знания, навыки. Что ограничивает сферу использования пакета. Не всем под силу содержать в штате специалиста, профи, который прошел соответствующее обучение.

Принадлежность к семейству программных продуктов Майкрософт – одновременно «ахиллесова пята» ПО. На практике SharePoint с трудом коннектится с иным софтом. Так что придется выбирать: либо все «из одного флакона», либо…

При существующих достоинствах продукта он, как и иные от софт-гиганта, стоит недешево. И позволить SharePoint себе могут далеко не все предприятия, компании. Да и приобретение лицензии потребует солидных вложений. Значит, продукт далеко не массовый, доступный.

В то же время, пакет остается востребованным. Не имея альтернативы, конкурентов. Наделенных таким же функционалом, опциями. Однако текущие процессы в мировом сообществе постепенно ограничивают применение SharePoint. Антироссийские санкции отменяют поддержку ПО американского софтверного гиганта на территории Федерации. С вытекающими последствиями…

Где же решение? Использование ПО сторонних разработчиков. Например, пакета компании «КСК Технологии». Создатели называют собственной продукт заменой SharePoint. Так ли это, еще предстоит разобраться. Пока же KCK.Service&Teamwork представляет собой облачное хранилище данных.

Модулей в продукте четыре. При этом заявлена уверенная работа, как в офисе, так и удаленно. В сравнении двух ПО можно отследить сходства и различия. Например, пакет КСК расширяет сферу управления задачами. Разбить проект на отдельные этапы. Работать параллельно, комбинируя проекты. Устанавливать приоритеты. Но до полного перехода на данный продукт пока далеко. Остальное узнаем позже.